Textverarbeitung mit OpenOffice.org 1.1 StarOffice 7.0 Writer Quelle dieses Dokumentes: www.team-computing.ch 26.3.2004 Dieses Buch steht unter der GNU Free Documentation Licence Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 6 1.1. Geschichtlicher Hintergrund 6 1.2. Unterstützung (Support) 6 2. Zeichenerklärung 7 3. Starten der Textverarbeitung 8 4. Die wichtigsten Leisten im Überblick 8 4.1. Die Titelleiste 8 4.2. Die Menüleiste 8 4.3. Die Funktionsleiste 9 4.4. Die Objektleiste 9 4.5. Die Werkzeugleiste 9 5. OpenOffice.org und StarOffice einrichten 10 6. Neues Dokument erzeugen 11 6.1. Neue Datei erstellen 11 6.2. Neues Dokument aus einer Vorlage erstellen 11 6.3. Text eingeben 12 6.4. Text speichern 13 7. Zeichenformatierungen 14 7.1. Textstellen markieren und fett darstellen. 14 7.2. Textstellen unterstreichen 15 7.3. Textstellen kursiv darstellen 15 7.4. Zeichengröße und Schriftart verändern 15 7.5. Textformatierungen entfernen 16 7.6. Farbe 16 7.7. Textformatierungen über die Menüleiste 17 7.8. Zeichenformatierungen übertragen 17 8. Die Hilfe 18 9. Kopf- und Fußzeilen 19 9.1. Kopfzeilen einfügen 19 9.2. Fußzeilen einfügen 19 10. Feldbefehle 20 11. Sonderzeichen und Tastenkürzel 21 11.1. Sonderzeichen 21 11.2. Tastenkürzel 22 12. Drucken und Ansichten 23 12.1. Ansehen vor dem Drucken 23 12.2. Dokument drucken 24 12.3. Ansichten wechseln 26 13. Gespeicherte Dokumente aufrufen 27 14. Arbeiten im Dokument 28 14.1. Im Dokument navigieren 28 14.2. Text einfügen 29 14.3. Text löschen 30 14.4. Einzelne Buchstaben löschen 30 14.5. Textbereiche löschen 30 14.6. Text kopieren und verschieben 31 14.7. Suchen und Ersetzen 33 15. Die Rechtschreibprüfung 36 15.1. Automatische Prüfung verwenden 37 16. Silbentrennung 39 17. Absatzende und Zeilenende 40 17.1. Absatz einrahmen 40 18. Einzüge 41 18.1. Ändern der Einzüge mit der Maus 41 18.2. Ändern des Einzuges über die Menüleiste 42 18.3. Ändern der Einzüge über die Objektleiste 42 18.4. Erste Zeile einziehen 43 19. Ausrichtung und Zeilenabstände 44 19.1. Absatzausrichtung 44 19.2. Zeilenabstände 45 20. Tabulatoren 46 20.1. Tabulator setzen über das Zeilenlineal 47 20.2. Tabulator setzen über Dialogbox 48 21. Nummerierungen und Aufzählungen 51 21.1. Nummerierung und Aufzählung über die Objektleiste 51 21.2. Nummerierung und Aufzählung über die Menüleiste 51 21.3. Nummern und Aufzählungszeichen entfernen 52 21.4. Nummerierung mit beliebiger Nummer beginnen 53 22. Tabellen einfügen 55 22.1. Tabelle einfügen über die Menüleiste 55 22.2. Tabelle einfügen über die Werkzeugleiste 56 22.3. Zeilen und Spalten einfügen und löschen 57 22.4. Spaltenbreite ändern 58 22.5. Tabelle umranden 58 22.6. Text und Zahlen in der Zelle formatieren 58 23. Grafik einfügen 60 23.1. Grafik einfügen über Menüleiste 60 23.2. Grafik/Clipart einfügen aus der "Gallery" 60 23.3. Größe der Grafik verändern 61 23.4. Grafik kopieren und verschieben 61 23.5. Grafik verankern 61 23.6. Grafikumlauf einstellen 62 23.7. Grafik löschen 63 24. Seiten einrichten 64 24.1. Seitenränder verändern 64 24.2. Seitenumbruch 65 24.3. Seitengröße und -format 66 25. Fußnoten und Endnoten 67 25.1. Fußnote/Endnote über Menüleiste 67 25.2. Fußnote über Werkzeugleiste 68 26. Rahmen einfügen 69 26.1. Rahmen einfügen über Menüleiste 70 26.2. Rahmengröße verändern 71 26.3. Rahmen verschieben 71 26.4. Rahmen umranden und mit Schatten versehen 72 26.5. Farbe des Rahmenhintergrundes ändern 73 26.6. Hintergrundgrafik im Rahmen 73 26.7. Rahmen einfügen über Werkzeugleiste 75 27. Spaltensatz 76 27.1. Spaltensatz über Menüleiste einrichten 76 28. Der Stylist (Formatvorlagen) 78 29. Textbausteine/Autotext 79 29.1. Textbaustein erstellen 79 29.2. Textbaustein einfügen 80 29.3. Textbausteine verändern 81 30. Serienbriefe 82 30.1. Die Elemente des Serienbriefs 82 30.2. Datenquelle erstellen 83 30.3. Datenquelle registrieren 83 30.4. Das Hauptdokument 84 30.5. Erzeugen des Serienbriefes 86 30.6. Bedingter Text 87 30.7. Filter für den Serienbrief 88 31. Hinweis/Historie 89 Copyright (c) 2004 Daniel Dahinden Copyright (c) 2003 Georg Damm Copyright (c) 2002/03 Daniel Dahinden Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License (FDL), Version 1.1 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, with no Front-Cover Texts, and with no Back-Cover Texts. You can find the original version of the FDL at http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html 1. Einleitung Die Büro-Software "OpenOffice.org und StarOffice" sind eine Kombination modernster Programme für die Büroarbeit. Sie enthalten: eine Textverarbeitung (Writer), eine Tabellenkalkulation (Calc), eine Datenbank, (nur StarOffice, Base) ein Präsentationsgrafikprogramm (Impress), ein Vektorgrafikprogramm (Draw) und erlaubt die Anfertigung von Webseiten. Das vorliegende Buch "OpenOffice.org/StarOffice Writer" ist eine Einführung in die Möglichkeiten der Textverarbeitung und führt die Benutzenden schrittweise und mit vielen Abbildungen in die Arbeit ein. Es ist als Arbeitsbuch für den Einsatz in Schulen gedacht und berücksichtigt den ecdl-Syllabus 4. Mit OpenOffice.org und StarOffice können übrigens problemlos Dokumente bearbeitet werden, die mit einer anderen Office-Software erstellt wurden. OpenOffice 1.1 und StarOffice 7.0 sind in der Funktionalität und der Bedienung identisch (mit wenigen Ausnahmen). Einzelne Icons sehen jedoch in StarOffice 7 etwas anders aus als in OpenOffice.org 1.1. 1.1. Geschichtlicher Hintergrund Im Jahre 1985 lebte der deutsche Schüler Marco Börries, damals 16, als Austauschschüler in Silicon Valley. Die Technologie-Szene begeisterte ihn so, dass er die Firma Star Division in Hamburg gründete (1986), die StarOffice zu entwickeln begann. Star Division wurde 1999 für 73,5 Millionen Dollar von Sun Microsystems aufgekauft. Das Projekt OpenOffice.org wurde am 13.10.2000 von Sun gegründet um die führende internationale Office-Suite zu entwickeln, die auf allen wichtigen Plattformen (Betriebssystemen) läuft. Sun Microsystems hat sogar den Quellcode des Programmes veröffentlicht. OpenOffice.org 1.1 kann privat und geschäftlich kostenlos eingesetzt werden. StarOffice 7 muss man kaufen, für Schulen steht jedoch eine kostenlose Lizenz zur Verfügung. Beide Produkte laufen unter Linux, Solaris, Windows und Mac OS X. OpenOffice.org besteht ausschließlich aus freien Programmteilen, in StarOffice sind einige von Sun lizenzierte Komponenten (z.B. die Datenbank Adabas D) enthalten. 1.2. Unterstützung (Support) Unterstützung zu StarOffice erhalten Sie über die Website http://supportforum.sun.com/staroffice Support zu OpenOffice.org finden Sie hier: http://de.openoffice.org 2. Zeichenerklärung Arbeiten: Hier wird eine Arbeitsaufgabe gestellt. Aufgepasst: Dieser Textteil sollte unbedingt beachtet werden, denn hier erhältst du Tipps. 3. Starten der Textverarbeitung Du startest die Textverarbeitung durch einen Klick auf das Icon Open- Office.org oder StarOffice auf dem Desktop. Oder öffne das Auswahlmenü durch einen Klick auf den Knopf ganz links unten auf dem Bildschirm. 4. Die wichtigsten Leisten im Überblick 4.1. Die Titelleiste Die Titelleiste zeigt, welches Programm gerade gestartet ist und welche Datei bearbeitet wird. Darüber hinaus kann man mit dem Knopf Fenster schließen das Programm beenden. Mit dem Knopf Fenster minimieren verschwindet das Programm auf die Taskleiste, ohne das Programm zu beenden und gibt den Bildschirm frei. Der Knopf Fenster maximieren baut das Programm über den ganzen verfügbaren Bildschirm auf. 4.2. Die Menüleiste Die Menüleiste enthält Kommandos, die die Funktionen der einzelnen Programme steuern. Je nachdem, welches Programm gerade aufgerufen ist, ändert sich die Menüleiste entsprechend. 4.3. Die Funktionsleiste Die Funktionsleiste zeigt Symbole für einige wichtige Befehle und Funktionen. Eine genauere Erklärung der einzelnen Symbole erfolgt später. 4.4. Die Objektleiste Die Objektleiste ist für spezielle Formatierungsoptionen zuständig. Links beginnend mit Absatzvorlagen, über Schriftart, Größe, Schnitt, Ausrichtung und Einfügen von Listenelementen (nummeriert oder mit Aufzählungszeichen) und Einzüge. Es wichtig zu wissen, dass sich diese Zeile der jeweiligen Umgebung anpasst. Steht der Textcursor z.B. innerhalb einer Tabelle oder einer Auflistung, so ändert sich diese Leiste. Es kann über das blaue Dreieck (ganz rechts) zwischen den jeweiligen Objektleisten gewechselt werden. Objektleiste Gliederung: Objektleiste Tabelle: 4.5. Die Werkzeugleiste Auf dieser senkrechten Werkzeugleiste am linken Bildschirmrand befinden sich verschiedene Werkzeuge, die wir später kennen lernen werden. 5. OpenOffice.org und StarOffice einrichten Nach der Installation von OpenOffice.org und StarOffice kannst du das Programm nach deinen Wünschen konfigurieren. Du kannst weitere Symbolleisten einblenden. Klicke dazu auf das Menü, Ansicht, Symbolleisten. Hier kannst du bestimmen, welche Symbolleisten auf deinem Bildschirm erscheinen sollen. Unter dem Menü, Extras, Optionen kannst du viele Einstellungen vornehmen. Hier kannst du deine Benutzerdaten eingeben und definierst auch deinen Standardpfad beim Speichern. So kannst du unter Pfade definieren, dass deine Dokumente standardmäßig auf dem Server gespeichert werden sollen (z.B. H:\). Klicke im linken Fenster jeweils auf das + um die Rubrik zu öffnen. 6. Neues Dokument erzeugen Nach dem Starten der Textverarbeitung erhältst du bereits ein neues leeres Dokument und du kannst sofort mit schreiben beginnen. Es kann aber auch sein, dass du nur einen grauen Bildschirm mit der Menüleiste erhältst. Gehe dann so vor: 6.1. Neue Datei erstellen Arbeitsschritte 1.Fahre mit dem Mauszeiger auf den Eintrag Datei und klicke ihn einmal mit der linken Maustaste an. 2.Ziehe den Mauszeiger auf den Eintrag Neu. Ein weiteres Menüfenster klappt auf. 3.Bewege den Mauszeiger auf den Eintrag Textdokument und bestätige mit einem Klick der linken Maustaste. 6.2. Neues Dokument aus einer Vorlage erstellen Für viele Aufgaben stehen bereits Vorlagen zur Verfügung. Möchtest du einen Brief oder einen Lebenslauf schreiben, so klicke auf Datei, Neu, Vorlagen und Dokumente. Nun kannst du eine geeignete Vorlage auswählen. Dein neues Dokument übernimmt viele Einstellungen und Vorgabetexte aus der Vorlage. Sollten bei dir keine Vorlagen angezeigt werden, so musst du zuerst von http://de.openoffice.org ein Vorlagenpaket herunterladen. 6.3. Text eingeben Nun ist es soweit, wir können unseren ersten Text eingeben. In unserer Übung wollen wir einen persönlichen Brief schreiben. Um einen Absatz zu erzeugen, muss die -Taste gedrückt werden. Innerhalb eines Absatzes muss die -Taste nicht gedrückt werden, da automatisch am Ende einer Zeile eine neue Zeile beginnt. Falls du dich verschrieben hast, gehe mit dem Mauszeiger hinter die Stelle, die du löschen möchtest und drücke die -Taste und schreibe den Text neu. Einen großen Buchstaben erhältst du, wenn du die -Taste gedrückt hältst und gleichzeitig die entsprechende Buchstabentaste drückst. 6.4. Text speichern Bevor wir uns nun mit den verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten befassen, solltest du deinen Brief abspeichern. Dies hat den Vorteil, dass du ihn nächste Woche für eine neue Bearbeitung öffnen kannst. Auch im Falle eines plötzlichen Stromausfalls müsstest du nicht den Text neu schreiben. Man kann auch den Dateityp verändern. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn du die Datei an eine weitere Person verschicken willst, die eine andere Textverarbeitung benutzt. Wähle dann hier rtf, dieses Format kann von allen Textverarbeitungen gelesen werden. Soll dieses Dokument im World Wide Web veröffentlicht werden, so wähle hier html. Allerdings können dabei einige Formatierungen verloren gehen! Speichere daher deine Datei immer zuerst als "Openoffice/Staroffice Textdokument" ab! 7. Zeichenformatierungen Um bestimmte Textstellen besonders hervorzuheben, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder lassen sie sich fett darstellen, oder kursiv, oder unterstrichen, oder aber man benutzt verschiedene Zeichengrößen mit verschiedenen Schriftarten. Bei den Schriftarten unterscheidet man folgende Typen: Antiqua sind "normale" Schriftarten. proportionale Schriften (z.B. Times). Die Breite der Buchstaben ist variabel. So ist z.B. ein "M" wesentlich breiter als ein "i". nichtproportionale (z.B. Courier). Hier haben alle Buchstaben die gleiche Breite. (z.B. "M" "i"). Serifen nennt man die Verzierungen der Buchstaben am Ende von Linien. Serifenlose Schriften (z.B. Arial, Helvetica) wirken dagegen schnörkelloser, gelten bei längeren Texten aber als nicht so gut lesbar. Zierschriften werden bei Plakaten oder Flyern benutzt. Man kann sie auch dazu verwenden, um einelne Wörter hervorzuheben. Längere Texte mit Zierschriften sind sehr schlecht lesbar und sollten vermieden werden. 7.1. Textstellen markieren und fett darstellen. Arbeitsschritte 1.Setzte den Mauszeiger an den Anfang der Textstelle, die markiert werden soll. 2.Halte die linke Maustaste gedrückt und ziehe den Mauszeiger an das Ende der Textstelle. Der Text wird schwarz hinterlegt. Ein Wort kannst du mit einem Doppelklick markieren und dreimaliges Klicken markiert die ganze Zeile. Das ganze Dokument wird mit STRG/CTRL a markiert. 3.Lass die Maustaste wieder los. 4.Klicke nun auf das Symbol F (für FETT) auf der Objektleiste. Das Markieren mit dem Mauszeiger ist meist eine knifflige Angelegenheit. Wer damit nicht zurechtkommt, kann Textstellen auch anders markieren. 1.Setze mit Hilfe der Pfeiltasten den Cursor (das ist der blinkende senkrechte Strich im Textfenster) an den Anfang der Textstelle, die markiert werden soll. 2.Drücke die Umschalt-Taste und halte sie gedrückt. 3.Bewege den Textcursor wiederum mit den Pfeiltasten an das Ende der entsprechenden Textstelle. 4.Lass die Umschalt-Taste wieder los. 7.2. Textstellen unterstreichen Hierbei wird genauso verfahren wie bei der fett dargestellten Textstelle. Textstelle markieren und die Schalttaste U (für Unterstreichen) betätigen. 7.3. Textstellen kursiv darstellen Die markierten Textstellen werden mit der Schalttaste K (für Kursiv) hervorgehoben. 7.4. Zeichengröße und Schriftart verändern Die Objektleiste enthält zwei Felder, die über die aktuelle Zeichengröße und Schriftart Auskunft geben. Jeweils am Ende dieser Felder befindet sich ein Schalter, der einen Pfeil nach unten aufweist. Betätigt man diesen Schalter mit der Maus, dann klappt ein Fenster mit einer Auswahl weiterer Schriftarten und Zeichengrößen herunter. Zeichengröße und Schriftart verändert man, in dem die Textstelle markiert und dann eine entsprechende Schriftart oder Zeichengröße ausgewählt wird. 7.5. Textformatierungen entfernen Um die Formatierungen fett, kursiv oder unterstrichen wieder zu entfernen, muss wiederum der Text markiert und das entsprechende Symbol (F, K, U) angeklickt werden. 7.6. Farbe Es gibt zwei Möglichkeiten Text farbig zu gestalten. Man kann entweder die Schriftfarbe oder den Schrifthintergrund verändern. Dazu wird die Textstelle zuerst markiert. Dann wird mit der linken Maustaste die entsprechende Schaltfläche gedrückt gehalten (wenn du die Schaltfläche nur anklickst, dann wird die momentan angezeigte Farbe verwendet). Anschließend wählt man die gewünschte Farbe aus. 7.7. Textformatierungen über die Menüleiste In diesem Kapitel wurden die Textformatierungen über die Objektleiste vorgenommen. Weitere Möglichkeiten zur Formatierung von Text findet man in der Menüleiste Format Zeichen: 7.8. Zeichenformatierungen übertragen Möchtest du eine bestimmte Zeichenformatierung auf eine andere Textstelle übertragen, so steht die Giesskanne im Stylisten zur Verfügung. Arbeitsschritte 1.Schalte den Stylisten ein. 2.Formatiere nun die Textstelle nach deinem Wunsch. 3.Nun markierst du diese Textstelle und klickst im Stylisten auf Zeichenvorlage und anschliessend auf Neue Vorlage aus Selektion. 4.Nun kannst du dieser Zeichenvorlage einen Namen geben. 5.Jetzt nimmst du die Giesskanne und überträgst diese Formatierung durch Anklicken der entsprechenden Textstellen. 8. Die Hilfe Es gibt Augenblicke, in denen man ohne eine Hilfe nicht so richtig weiterkommt. Diese erhält man unter Menüleiste Hilfe Inhalt: Inhalt: In diesem Registerblatt findet man eine systematische Einführung in die verschiedenen Bestandteile des Officepakets und deren Funktionen. Index: Der Index ist eine Sammlung von Stichwörtern, zu denen Hilfeseiten zur Verfügung stehen. Suchen: Hier kann man gezielt nach Stichworten suchen. 9. Kopf- und Fußzeilen Gerade bei längeren Dokumenten sind Kopf- und Fußzeilen üblich, um dort Seitennummern, Kapitelüberschriften und ähnliches unterzubringen. 9.1. Kopfzeilen einfügen Arbeitsschritte 1.Wähle in der Menüleiste den Eintrag Einfügen Kopfzeile Standard 2.Trage den Text in der Kopfzeile ein. 9.2. Fußzeilen einfügen Arbeitsschritte 1.Wähle in der Menüleiste den Eintrag Einfügen Fußzeile Standard 2.Trage den Text in der Fußzeile ein. 3.Kopf- und Fusszeilen werden auf die gleiche Weise formatiert wie normaler Text (z.B. Fett, Schriftart und -größe) 10. Feldbefehle In vielen Fällen ist es wünschenswert, Prozeße zu automatisieren. So ist es z.B. nicht sinnvoll, die Seitennummern in längeren Dokumenten selbst einzugeben, oder in Briefen immer wieder selbst das aktuelle Datum eintragen zu müssen. In einer Textverarbeitung kann man diese Aufgaben mit Hilfe von Feldbefehlen erledigen. Arbeitsschritte 1.Klicke mit der linken Maustaste auf die Stelle in deinem Text, an der der Feldbefehl erscheinen soll. 2.Wähle in der Menüleiste den Eintrag Einfügen Feldbefehl und den gewünschten Feldbefehl. 11. Sonderzeichen und Tastenkürzel Es kann vorkommen, dass man z.B. für Texte in anderen Sprachen Symbole benötigt, die über deine Tastatur nicht direkt zugänglich sind. Auch für Seitenumbrüche gibt es keine extra Taste. Teilweise sind diese Symbole und sogar ganze Arbeitsschritte mit Hilfe von Tastenkombinationen (sogenannte "shortcuts" oder Tastenkürzel) erreichbar. 11.1. Sonderzeichen Arbeitsschritte 1.Wähle in der Menüleiste den Eintrag Einfügen und dann Sonderzeichen. 2.Wähle nun aus dem Schriftbereich einen Eintrag (z.B. Latein-1)aus. 3.Klicke auf das Symbol, was du einfügen möchtest (z.B. © für das Copyright-Zeichen) und bestätige deine Wahl mit OK. 11.2. Tastenkürzel Für viele Arbeitsschritte gibt es sogenannte "shortcuts" oder Tastenkürzel. Diese bestehen aus bestimmten Tastenkombinationen, die man im Menü Extras Anpassen Tastatur selbst anpassen kann. 12. Drucken und Ansichten Nun endlich ausdrucken! Aber benütze vor dem Druck die Seitenansicht. 12.1. Ansehen vor dem Drucken Vor dem eigentlichen Druck ist es sinnvoll am Bildschirm zu prüfen, wie der Text nachher auf Papier gedruckt aussehen wird. So kann man beispielsweise vor dem Ausdruck eventuelle Probleme beheben oder das Layout kontrollieren. Auf diese Weise spart man unnötige Druckkosten und auch Zeit. Die Betrachtungsweise dieser "Seitenansicht" ist sehr vielfältig. Man kann z.B. unterschiedlich viele Seiten gleichzeitig darstellen lassen, um so einen vollständigen Eindruck seiner Arbeit zu gewinnen. Arbeitsschritte 1.Bewege den Mauszeiger auf den Eintrag Datei in der Menüleiste und drücke die linke Maustaste. 2.Bewege den Zeiger auf den Eintrag Seitenansicht und bestätige ebenfalls mit der linken Maustaste. Das Fenster ändert sich nun wie folgt: Die Funktionen der neuen Objektleiste sind: Mit Hilfe der oben gezeigten Schaltflächen in der Objektleiste, kann man leicht durch das gesamte Dokument steuern. 12.2. Dokument drucken Um den Text vollständig und ohne eine vorherige Einstellmöglichkeit auf dem Standartdrucker auszudrucken, klickt man einfach auf die Schaltfläche Drucken. Vergewissere dich aber zuvor, dass der Drucker eingeschaltet ist und genug Papier hat. Möchtest du aber z. B. mehrere Kopien oder nur ausgewählte Seiten drucken, dann musst du so vorgehen: Arbeitsschritte 1.Über den Eintrag Datei in der Menüleiste gelangt man zum Eintrag Drucken. Daraufhin erscheint folgendes Dialogfenster: 2.Sollen nur bestimmte Seiten gedruckt werden, müssen die Seitenzahlen in das Feld Seiten durch Komma getrennt eingetragen werden. Willst du also nur die Seiten 3 und 14 ausdrucken, so musst du eingeben: 3,14. Will man mehrere zusammenhängende Seiten, etwa von Seite 5 bis Seite 9 ausdrucken, so lautet der Eintrag: 5-9. Willst du nur die erste Seite ausdrucken, so tippe einfach eine 1. 3.Jetzt nur noch den OK-Schaltknopf betätigen und der Druck beginnt. 12.3. Ansichten wechseln Über das Menü, Ansicht kann die Bildschirmansicht geändert werden. Du kannst den Maßstab (Zoom) einstellen und das Online-Layout wählen, das dir beim Erstellen von Webseiten die Seite wie im Webbrowser anzeigt. 13. Gespeicherte Dokumente aufrufen Der Vorteil des Speicherns liegt darin, bereits geschriebene Dokumente später wieder zu öffnen, um sie noch einmal auszudrucken oder zu überarbeiten. Arbeitsschritte Bei diesem Arbeitsschritt gehen wir davon aus, dass OpenOffice.org/ StarOffice gestartet ist. 1.Klicke auf die Öffnen-Schaltfläche in der Funktionsleiste (oder wähle Datei, Öffnen). 2.Markiere die Datei, die du öffnen möchtest, mit einem einmaligen Klick der linken Maustaste. 3.Klicke nun auf Öffnen. (Das Öffnen-Fenster sieht unter Linux und Windows etwas unterschiedlich aus.) Du kannst auch nacheinander mehrere Dokumente öffnen. Um von einem Fenster in ein anderes zu wechseln klickst du auf Fenster und wählst dann das zu bearbeitende Dokument aus. 14. Arbeiten im Dokument Was einmal mit einer Schreibmaschine getippt wurde, ist nur noch schwer zu verändern. Nicht jedoch bei einem Textverarbeitungsprogramm. Hier lassen sich jederzeit Textteile herausnehmen, wieder einfügen und umstellen. 14.1. Im Dokument navigieren Um Text zu bearbeiten muss zuerst der Cursor an die entsprechende Stelle gesetzt werden. Der Cursor lässt sich zwar im ganzen Dokument mit den Pfeiltasten bewegen, aber schon bei einem einseitigen Dokument kann das recht umständlich und zeitaufwändig werden. Deshalb gibt es einige zusätzliche Tasten und Tastaturkombinationen, mit denen man den Cursor über weite Strecken bewegen kann. Mit Hilfe der Maus lässt sich der Cursor natürlich auch an jede gewünschte Stelle bringen. Tasten Funktion Die Pfeiltasten bewegen den Cursor um ein Zeichen nach unten, oben, rechts und links Mit der Tastenkombination + bewegt sich der Cursor wortweise nach rechts. Mit der Tastenkombination + bewegt sich der Cursor wortweise nach links. Mit der Tastenkombination + wird der Cursor an den Dokumentanfang bewegt. Mit der Tastenkombination + wird der Cursor an das Dokumentende bewegt. Mit springt der Cursor an das Ende und mit an den Anfang einer Zeile. Mit und springt der Cursor jeweils eine Bildschirmseite nach oben oder nach unten. OpenOffice.org StarOffice Für fortgeschrittene Anwender stellt der Navigator auf der Funktionsleiste weitere Möglichkeiten zur Navigation bereit. 14.2. Text einfügen Wenn ein neuer Text mitten in ein Dokument eingefügt wird, schiebt OpenOffice.org/StarOffice den alten Text nach rechts, um Platz zu schaffen für die Neueingabe. Auch der Zeilenumbruch wird automatisch angepasst. Will man gleichzeitig mit der Neueingabe den alten Text überschreiben und damit löschen, dann betätigt man zuvor die -Taste. Vergiss nicht, den Überschreibe-Modus durch erneutes Drücken der -Taste wieder auszuschalten! In der Statusleiste unten auf dem Bildschirm siehst du, ob der EINFG oder ÜBER-Modus eingeschaltet ist. 14.3. Text löschen Man kann Text Buchstabe für Buchstabe löschen oder einen ganzen Textabschnitt markieren und auf einmal löschen. Die Gefahr aus Versehen zu viel gelöscht zu haben wird von StarOffice/OpenOffice.org elegant aufgefangen. Mit Hilfe der Rückgängig-Schaltfläche auf der Funktionsleiste lassen sich die letzten Eingaben rückgängig machen, also auch die letzten Löschvorgänge. Sollte diese Funktion auch nicht ausreichen, weil schon zu viel gelöscht wurde, hilft nur noch folgende Vorgehensweise: 1.Programm beenden über Menüleiste, Datei, Schließen. 2.Die Frage "... Sollen die Änderungen gespeichert werden?" unbedingt mit "Nein" beantworten. 3.Dokument neu öffnen. Nun erscheint das Dokument so wie zum Zeitpunkt des letzten Speicherns. 14.4. Einzelne Buchstaben löschen 1.Bewege den Mauszeiger an den Buchstaben, der gelöscht werden soll und betätige einmal die linke Maustaste. (Sollte eine genaue Positionierung mit der Maus zu schwierig sein, läßt sich der Cursor mit Hilfe der Pfeiltasten exakt an die Stelle setzen, die gewünscht wird.) 2.Befindet sich der Cursor vor dem Buchstaben, der gelöscht werden soll, so muss die -Taste gedrückt werden. 3.Befindet sich der Cursor hinter dem Buchstaben, der gelöscht werden soll, so muss die -Taste betätigt werden. 14.5. Textbereiche löschen 1.Bewege den Mauszeiger an den Anfang des Bereiches, den du löschen möchtest. Markiere den Bereich mit Hilfe der -Taste und den Pfeiltasten oder der Maus (linke Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger an das Ende des Bereiches bewegen). 2.Betätige die -Taste. 14.6. Text kopieren und verschieben Mit einem Textverarbeitungsprogramm kann man sehr einfach Textstellen kopieren oder ausschneiden und wieder einfügen. Es genügt einen Textbereich zu markieren und mit den Methoden "Drag&Drop" (Greifen und Fallenlassen) oder "Cut&Paste" (Ausschneiden und Einfügen) zu verschieben. Drag&Drop Arbeitsschritte 1.Markiere einen Textbereich mit Hilfe der Maus oder der -Taste und den Pfeiltasten. 2.Bewege den Mauszeiger in den markierten Textbereich, betätige die linke Maustaste und halte sie gedrückt. Der Textbereich wurde von der Maus ergriffen! 3.Bewege den (nun veränderten) Mauszeiger an die Stelle, an die der Text verschoben werden soll. 4.Lasse die Maustaste wieder los. Cut&Paste Arbeitsschritte 1.Markiere einen Textbereich mit Hilfe der Maus oder der -Taste und den Pfeiltasten. 2.Klicke auf die Ausschneiden-Schaltfläche in der Funktionsleiste. 3.Bewege den Cursor an die Stelle im Dokument, an die der ausgeschnittene Textbereich eingefügt werden soll. 4.Klicke auf das Einfügen-Symbol. Text kopieren und einfügen Arbeitsschritte 1.Markiere einen Textbereich mit Hilfe der Maus oder der -Taste und den Pfeiltasten. 2.Klicke auf die Kopieren-Schaltfläche in der Funktionsleiste. 3.Bewege den Cursor an die Stelle im Dokument, an die die kopierte Textstelle eingefügt werden soll. 4.Klicke auf die Einfügen-Schaltfläche der Funktionsleiste. Text von einem Dokuement in ein anderes kopieren oder verschieben Arbeitsschritte Markiere im Quelldokument den zu kopierenden oder verschiebenden Textteil. Klicke nun auf das Icon Kopieren, resp. Ausschneiden. Wechsle über Menü, Fenster in das Zieldokument. Hier klickst du auf das Icon Einfügen. 14.7. Suchen und Ersetzen Mit dieser Funktion kann man jede beliebige Stelle im Text finden. Begriffe, die sich bei der Durchsicht des Dokumentes als falsch herausgestellt haben, lassen sich durch einen anderen automatisch ersetzen. Die "Suchen und Ersetzen"-Funktion ist sehr vielfältig. Wir wollen uns hier jedoch auf die grundlegenden Möglichkeiten konzentrieren. Suchen Arbeitsschritte 1.Öffne über Menüleiste, Bearbeiten, Suchen & Ersetzen das Suchen & Ersetzen-Dialogfenster. 2.Trage den Begriff, der gefunden werden soll, in das Suchen nach-Feld ein. 3.Klicke so oft wie nötig auf die Suchen-Schaltfläche. Suchen und Ersetzen Arbeitsschritte 1.Trage den Begriff, der ausgetauscht werden soll, in das "Suchen nach"-Feld ein. 2.Trage in das "Ersetzen durch"-Feld den Ersatzbegriff ein. 3.Klicke zunächst auf die Suchen-Schaltfläche. 4.Soll der gefundene Begriff ersetzt werden, dann klicke auf die Ersetzen-Schaltfläche 5.Die Schaltfläche Ersetze alle bewirkt, dass StarOffice ohne Nachfrage alle gefundenen Begriffe mit dem Ersatzbegriff überschreibt. 15. Die Rechtschreibprüfung Mit StarOffice/OpenOffice.org haben wir zwei Möglichkeiten den lästigen Tipp- und Rechtschreibfehlern an den Kragen zu gehen. Wir können die Rechtschreibprüfung starten, nachdem der Text vollständig geschrieben ist. StarOffice/OpenOffice.org kann auch bereits während der Eingabe Ausschau nach Rechtschreibfehlern halten. Diese werden dann mit einer roten Schlangenlinie gekennzeichnet. Man nennt diese Funktion Automatische Rechtschreibprüfung. Manchmal geschieht es, dass ein Wort bemängelt wird, das jedoch richtig geschrieben wurde. Dies kommt daher, dass StarOffice/OpenOffice.org jedes Wort mit dem Inhalt von Wörterbüchern vergleicht. Fehlt in diesen Wörterbüchern ein Begriff, so kennt das Programm ihn nicht und "bemängelt" ihn als Fehler. Arbeitsschritte 1.Der Aufruf der Rechtschreibprüfung erfolgt über die Menüleiste, Extras, Rechtschreibung, Prüfen oder über ein Klick auf das Rechtschreibung-Symbol in der Werkzeugleiste am linken Bildschirmrand. Folgendes Dialogfenster erscheint: 2.Schreibe das richtige Wort in das Korrekturfeld oder wähle einen Korrekturvorschlag durch einen Klick mit der Maus aus. 3.Ein Mausklick auf die Ersetzen -Schaltfläche fügt den richtigen Begriff in das Dokument ein und löscht gleichzeitig den falschen. 4.Ist das Wort aber richtig geschrieben und wird trotzdem als falsch gemeldet, so muss die Ignorieren-Schaltfläche angeklickt werden. 15.1. Automatische Prüfung verwenden Arbeitsschritte 1.Starte die Automatische Prüfung mit einem Klick auf das Automatische Prüfung-Symbol in der Werkzeugleiste oder über Menüleiste, Extras, Rechtschreibung, Automatisch prüfen. Alle Begriffe, die falsch geschrieben oder unbekannt sind, werden mit einer roten Schlangenlinie unterstrichen. 2.Verbessere den Fehler. 3.Mögliche Korrekturvorschläge erhältst du, wenn du das unterstrichene Wort mit der rechten Maustaste anklickst. 16. Silbentrennung Die Textverarbeitung von OpenOffice.org und StarOffice besitzt auch eine Silbentrennung. Arbeitsschritte 1.Zuerst tippst du den ganzen Text und speicherst ihn. 2.Dann startest du die Silbentrennung: Menü, Extras, Silbentrennung. Die Bedienung sollte klar sein: 17. Absatzende und Zeilenende Verwende die Enter-Taste nur am Ende eines Absatzes. Benötigst du innerhalb eines Absatzes eine Zeilenschaltung so musst du die Umschalttaste zusammen mit der Enter-Taste betätigen. Ein Absatzende wird mit diesem Zeichen dargestellt: ¶ Ein Zeileende (Zeilenschaltung) wird mit einem Knickpfeil angezeigt: Siehst du diese Zeichen nicht auf dem Bildschirm so kannst du diese Steuerzeichen mit diesem Icon auf der Werkzeugleiste rechts einschalten. 17.1. Absatz einrahmen Du kannst einen Absatz einrahmen und den Rahmen mit einem Schatten versehen. Arbeitsschritte 1.Erfasse zuerst den Text des Absatzes. 2.Nun stellst du den Cursor in den Absatz und wählst das Menü, Format, Absatz. Auf der Registerkarte Umrandung kannst du nun die gewünschten Rahmen und Schatten auswählen. 18. Einzüge In StarOffice/OpenOffice.org können die Seitenränder für einen Absatz links und rechts verändert werden. Man spricht dabei von Einzügen. Einzüge werden verwendet, um bestimmte Absätze vom normalen Text abzugrenzen, wie dieses Beispiel zeigt: 18.1. Ändern der Einzüge mit der Maus Arbeitsschritte 1.Setze den Textcursor an eine beliebige Stelle des Absatzes, dessen Seitenränder du verändern möchtest. Möchtest du mehrere Absätze gleichzeitig verändern, so müssen diese zuerst markiert werden. 2.Bewege den Mauszeiger auf die linke Einzugmarke, drücke die linke Maustaste und halte sie gedrückt. Bei der ersten Bewegung mit der Maus erscheint eine senkrechte, gestrichelte Linie. 3.Schiebe mit Hilfe der Maus die Linie bis zu der Stelle, an die der rechte Seitenrand des Absatzes verschoben werden soll. 4.Lass die Maustaste wieder los. 18.2. Ändern des Einzuges über die Menüleiste Arbeitsschritte 1.Öffne über Menüleiste, Format, Absatz das Absatz-Dialogfenster. 2.Klicke das Register Einzüge und Abstände an. 3.Schreibe im Bereich Einzug in das Feld "Von links:" einen entsprechenden Betrag hinein und bestätige mit OK. 18.3. Ändern der Einzüge über die Objektleiste Arbeitsschritte 1.Setze den Textcursor in den Absatz, dessen linken Seitenrand du verändern willst. 2.Um den Seitenrand um einen Betrag nach links zu verschieben, betätige die Schaltfläche Einzug erhöhen in der Objektleiste. 3.Um den Seitenrand um einen Betrag nach rechts zu verschieben, betätige die Schaltfläche Einzug vermindern in der Objektleiste. Mit jedem Klick auf die Schaltflächen wird der aktuelle Absatz um eine Tabstoplänge nach rechts bzw. nach links verschoben. Was Tabstops sind und wie sie verwendet werden wird im Kapitel Tabulatoren erläutert. 18.4. Erste Zeile einziehen Man kann die erste Zeile eines Absatzes positiv oder negativ zum gesamten Einzug eines Absatzes einziehen. Schaue dir diese zwei Beispiele an: Das ist die erste Zeile eines Absatzes und diese Zeile ist nach rechts eingezogen, das heisst die erste Zeile ist positiv 1 cm eingezogen. Die restlichen Zeilen stehen jedoch schön untereinander. Die restlichen Zeilen stehen jedoch schön untereinander. Die restlichen Zeilen stehen jedoch schön untereinander. Das ist die erste Zeile eines Absatzes und diese Zeile hat einen negativen Erstzeileneinzug, das heisst die erste Zeile ist negativ 1 cm eingezogen. Die restlichen Zeilen stehen jedoch schön untereinander. Die restlichen Zeilen stehen jedoch schön untereinander. Die restlichen Zeilen stehen jedoch schön untereinander. Diese Absatzformatierung definierst du im Menü, Format, Absatz, Einzüge und Abstände: 19. Ausrichtung und Zeilenabstände Unter Ausrichtung versteht man die Art, in der die Zeilen eines Absatzes am linken beziehungsweise rechten Rand angeordnet sind. Normalerweise wird der Text linksbündig angeordnet und rechts erscheint ein Flatterrand. Bei einer Ausrichtung im Blocksatz fangen alle Zeilen am linken Seitenrand an und hören exakt am rechten Seitenrand auf. Dabei werden die Leerzeichen zwischen den einzelnen Wörtern unterschiedlich weit auseinandergezogen. Rechtsbündiger und zentrierter Satz werden in der Regel für Ueberschriften oder bei Urkunden, Glückwunschkarten oder ähnlichen kurzen Textpassagen verwendet. Die Zeilenabstände sind der vertikale Abstand von einer Zeile zur nächsten. Normalerweise brauchst du dich um den Zeilenabstand nicht zu kümmern, die Textverarbeitung erledigt dies für dich. Möchtest du jedoch einen Entwurf eines Textes ausdrucken, bei dem man zwischen die Zeilen von Hand Korrekturen eintragen soll, so kannst die den Zeilenabstand auf zweizeilig setzen. 19.1. Absatzausrichtung Arbeitsschritte 1.Soll die Ausrichtung nur eines einzigen Absatzes geändert werden, genügt es mit Hilfe der Maus oder der Pfeiltaste den Textcursor an eine beliebige Stelle des Absatzes zu setzen. Sollen mehrere Absätze in ihrer Ausrichtung verändert werden, so müssen sie zuvor markiert werden. 2.Betätige eines der Symbole. 19.2. Zeilenabstände Wie geschrieben musst du dich nur sehr selten um den Zeilenabstand kümmern. Möchtest du den doppelten Zeilenabstand auswählen so öffne im Menü, Format, Absatz, Einzüge und Abstände. Hier kannst du den Zeilenabstand auf zweizeilig setzen. 20. Tabulatoren Mit Hilfe von Tabulatoren lassen sich Textteile auf eine bestimmte Stelle einer Zeile bewegen. Dies ist besonders sinnvoll, wenn man die Textteile wie in einer Tabelle genau untereinander setzen möchte. Man vermeidet dabei gezielt Leerzeichen! Die folgende Graphik zeigt einen Brief, in dem Tabulatoren zur Formatierung verwendet wurden: Man unterscheidet vier verschiedene Tabulatortypen: Linker Tabulator Der Text wird am nächsten Tabstop (d.h. da wo der Tabulator gesetz wurde) links ausgerichtet. Zentrierter Tabulator Der Text wird rechts und links ausgerichtet. Rechter Tabulator Der Text wird rechts vom nächsten Tabstop ausgerichtet Dezimaltabulator Eine Zahl mit Komma- oder Punkt wird links und rechts vom Komma oder Punkt ausgerichtet. 20.1. Tabulator setzen über das Zeilenlineal Arbeitsschritte 1.Setze den Textcursor in den Absatz, der einen Tabulator erhalten soll. Sollen mehrere Absätze einen gemeinsamen Tabstop erhalten, dann müssen alle vorher markiert werden. 2.Am unteren Rand des Zeilenlineals sind kleine Markierungen erkennbar. Dies ist die Tabulator-Grundeinstellung. 3.Wähle einen bestimmten Tabulator aus, indem du ein- oder mehrmals auf die Tabulatortyp-Schaltfläche klickst. Normalerweise ist der linke Tabulator voreingestellt. 4.Bewege den Mauszeiger auf das Zeilenlineal und drücke die linke Maustaste. Es erscheint ein neuer Tabstop. 5.Falls dir die Position des Tabstops nicht gefällt, kannst du ihn verschieben, indem du ihn erneut mit der Maus anklickst und festhältst. Eine gestrichelte senkrechte Linie erscheint, die ein genaues Positionieren erlaubt. Schiebe bei gedrückter Maustaste den Tabstop an die gewünschte Stelle. 6.Mit Hilfe der Tabulatortaste kannst du jetzt einen Textabschnitt, ein einzelnes Wort oder eine ganze Zeile an die vorgegebenen Tabstops versetzen. 20.2. Tabulator setzen über Dialogbox Arbeitsschritte 1.Öffne über Menüleiste, Format, Absatz das Absatz-Dialogfenster. 2.Wähle das Register Tabulator. 3.Setze einen entsprechenden Betrag in das Feld Position ein. Gemessen wird hier der Abstand vom linken Rand. 4.Wähle aus dem Bereich Typ einen entsprechenden Tabulatortyp. 5.Im Bereich Füllzeichen lassen sich zusätzlich Zeichen wählen, die den Abstand zwischen dem mit Tabulator getrennten Text auffüllen. So lassen sich zum Beispiel bei Inhaltsverzeichnissen die Lücken zwischen Kapitel und Seitenangaben mit Punkten füllen. 6.Klicke auf die Schaltfläche Neu oder bestätige mit der -Taste. 21. Nummerierungen und Aufzählungen Oft ist es sinnvoll, Aufzählungen oder Anweisungen eine Nummer voranzustellen, um die Übersicht zu erleichtern oder dafür zu sorgen, dass eine Arbeitsanweisung wirklich Schritt für Schritt befolgt wird. Stell dir vor, du müsstest deinem Schulkameraden genau aufschreiben, wie man z.B. einen Papierflieger baut. Damit vermieden wird, dass er den dritten Schritt vor dem ersten macht, nummerierst du logischerweise deine Anweisungen. Diese Arbeit wird dir vollständig abgenommen. Mit den Funktionen Nummerierung und Aufzählung werden automatisch Ziffern oder Aufzählungszeichen (sog. "Bullets" = Kugeln) eingefügt und gleichzeitig der Text ausgerichtet. 21.1. Nummerierung und Aufzählung über die Objektleiste Arbeitsschritte 1.Markiere die Absätze, die eine Nummerierung oder Aufzählungszeichen erhalten sollen mit Hilfe der Maus oder der - und der Pfeiltasten. 2.Sollen die Absätze nummeriert werden, dann muss da Symbol Nummerierung in der Objektleiste mit der Maus angeklickt werden. 3.Sollen die Absätze mit Aufzählungszeichen versehen werden, dann muss das Symbol Aufzählung in der Objektleiste mit der Maus angeklickt werden. Der Vorteil liegt darin, dass hier schnell und bequem Nummerierungen oder Aufzählungszeichen eingefügt werden können. Der Nachteil liegt darin, dass man keinen Einfluss auf die Gestaltung hat. Aber auch das ist möglich, wie das nächste Kapitel zeigen wird. 21.2. Nummerierung und Aufzählung über die Menüleiste Arbeitsschritte 1.Markiere die Absätze, die eine Nummerierung oder Aufzählungszeichen erhalten sollen. 2.Öffne das Nummerierung/Aufzählung-Dialogfenster über Menüleiste, Format, Nummerierung/Aufzählung... 3.Wähle über das Register eine für dich in Frage kommende Form der Nummerierung oder Aufzählung und dann ein entsprechendes Feld, indem du es mit der Maus anklickst und dann mit OK bestätigst. 21.3. Nummern und Aufzählungszeichen entfernen Arbeitsschritte 1.Setze den Cursor in den Absatz mit den Nummerierungen oder Aufzählungszeichen oder markiere alle in Frage kommenden Absätze. 2.Klicke einmal auf die Aufzählungs- oder Nummerierungs-Schaltfläche in der Funktionsleiste. 21.4. Nummerierung mit beliebiger Nummer beginnen Eine sinnvolle Nummerierung beginnt selbstverständlich mit 1. Trotzdem kommt es nicht selten vor, dass zwischen der Nummerierung von Absätzen eine Grafik oder ähnliches eingeschoben wird. Nach einem solchen Einschub beginnen die nächsten Absätze wieder mit 1. Daher müssen die nachfolgenden Absätze mit einer anderen Nummer beginnen, um eine durchgängige Nummerierung zu erhalten. Arbeitsschritte 1.Setze den Cursor in den ersten Absatz, der mit einer anderen Nummer als mit 1 beginnen soll. 2.Öffne das Nummerierung/Aufzählung-Dialogfenster und klicke auf das Register Optionen.. 3.Trage in das Feld Beginn bei die Nummer ein, mit der die Nummerierung der Absätze beginnen soll. 4.Klicke auf die OK-Schaltfläche. 5.Klicke auch im Nummerierung/Aufzählung-Dialogfenster auf die OK-Schaltfläche. 22. Tabellen einfügen Bei OpenOffice.org/StarOffice lassen sich in jedes Dokument Tabellen an jede beliebige Stelle einfügen. Mit ihrer Hilfe lassen sich bestimmte zusammengehörende Bereiche eines Dokumentes, wie das Beispiel des Stundenplanes zeigt, sehr anschaulich zusammenfassen. 22.1. Tabelle einfügen über die Menüleiste Arbeitsschritte 1.Setze den Cursor an die Stelle deines Dokumentes, an die du eine Tabelle einfügen möchtest. 2.Wähle auf der Menüleiste die Einträge Einfügen, Tabelle. 3.Trage im Bereich Größe die Anzahl der Spalten und Zeilen ein, die du für deine Tabelle benötigst. Solltest du vorher nicht genau wissen, wie viele Spalten und Zeilen du benötigst, kannst du im nachhinein die Anzahl der Spalten und Zeilen ganz bequem erhöhen oder verringern. 4.Bestätige deine Auswahl mit der -Taste oder einem Mausklick auf die OK-Schaltfläche. 22.2. Tabelle einfügen über die Werkzeugleiste Arbeitsschritte 1.Bringe den Cursor an die Stelle des Dokumentes, an der du eine Tabelle einfügen möchtest. 2.Klicke auf die Einfügen-Schaltfläche und halte die Maustaste gedrückt. 3.Es erscheint eine weitere Leiste. 4.Ziehe den Mauszeiger auf die Tabelle-Schaltfläche. Dabei klappt ein Gitter herunter. Jedes Kästchen entspricht dabei einer Tabellenzelle. Halte die Maustaste immer noch gedrückt. 5.Nun muss der Mauszeiger bei gedrückter Maustaste nur noch im Gitter die Anzahl der Spalten und Zeilen überstreichen, die du für deine Tabelle benötigst. Dabei bist du nicht auf die vorgegebene Anzahl von 5 Zeilen und 5 Spalten angewiesen. Bewege den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste ruhig weiter hin und her. 22.3. Zeilen und Spalten einfügen und löschen Sobald der Textcursor in einer Tabelle steht, verändert sich die Objektleiste und neue Symbole werden sichtbar. Zeilen und Spalten einfügen Arbeitsschritte 1.Setze den Cursor in eine Zelle der Tabelle. 2.Klicke die Spalte einfügen-Schaltfläche auf der Objektleiste an, um die Anzahl der Spalten zu erhöhen. 3.Klicke die Zeile einfügen-Schaltfläche auf der Objektleiste an, um die Anzahl der Zeilen zu erhöhen. Zeilen und Spalten löschen Arbeitsschritte 1.Setze den Cursor in eine Zelle der Tabelle. 2.Klicke die Spalte löschen-Schaltfläche auf der Objektleiste an, um die Anzahl der Spalten zu verringern. 3.Klicke die Zeile löschen-Schaltfläche auf der Objektleiste an, um die Anzahl der Zeilen zu verringern. 22.4. Spaltenbreite ändern Du kannst die Spaltenbreite ändern, in dem du mit der Maus auf eine Spaltenlinie fährst. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Doppelpfeil. Nun ziehe mit der Maus diese Linie auf die gewünschte Spaltenbreite. 22.5. Tabelle umranden Normalerweise sind neu angefertigte Tabellen nicht umrandet. Auch wenn die Tabelle auf dem Bildschirm mit einem hellgrauen Rand versehen ist, wird dieser trotzdem nicht mit ausgedruckt. Es muss also noch zusätzlich ein Rahmen definiert werden. Arbeitsschritte 1.Markiere alle Zellen der Tabelle, die einen Rand erhalten sollen. Dazu klickst du eine Zelle an und hältst die Maustaste gedrückt. Fahre nun bei gedrückter Maustaste über alle weiteren Zellen. Die markierten Zellen bekommen einen schwarzen Hintergrund. 2.Klicke auf die Umrandung-Schaltfläche auf der Objektleiste. Es erscheint ein kleines Fenster mit Umrandungsvorschlägen. 3.Wähle die Art der Umrandung aus und klicke sie an. 22.6. Text und Zahlen in der Zelle formatieren Den Inhalt einer Zelle kannst du mit den bereits gelernten Möglichkeiten der Zeichenformatierung formatieren. Die Ausrichtung des Zellinhaltes (links, rechts, zentriert) kannst du über die Icons fest legen. Sollten sie nicht sichtbar sein, so klicke rechts oben auf den Dreieckpfeil um die Leiste auszuwechseln. Erstelle den Brief auf Seite 46. Verwende aber diesmal die Tabellenfunktion anstelle der Tabulatoren. 23. Grafik einfügen Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wer also etwas Wichtiges mitzuteilen hat, sollte nicht auf Grafiken und Bilder verzichten. Das Einfügen von Bildern ist sehr einfach. In der "Gallery" befinden sich fertige Grafiken und Fotos, die in ein Dokument eingefügt werden können. 23.1. Grafik einfügen über Menüleiste Arbeitsschritte 1.Setze den Cursor an die Stelle deines Dokumentes, an die du eine Grafik einfügen möchtest. 2.Öffne das Grafik einfügen-Dialogfenster über Menüleiste, Einfügen, Grafik, Aus Datei... 3.Wähle aus dem Dateifenster eine passende Grafik aus. Benutze dabei die Vorschaufunktion. 4.Beende deine Wahl mit einem Klick auf die Öffnen-Schaltfläche. 5.Die Grafik erscheint nun im Dokument. 23.2. Grafik/Clipart einfügen aus der "Gallery" In der Gallery sind viele Grafiken, Cliparts und Fotos gespeichert. Arbeitsschritte 1.Klicke auf das Symbol "Gallery" in der Objektleiste. Die Gallerie öffnet sich. Im linken Teil kann man ein Thema auswählen. 2.Nun kann man einfach die gewünschte Grafik mit der Maus packen und in das Textdokument ziehen (Drag&Drop). 2.Klicke nochmals auf das Gallery-Symbol und die Gallerie wird geschlossen. 23.3. Größe der Grafik verändern Arbeitsschritte 1.Klicke die Grafik mit der linken Maustaste an. Am Grafikrand erscheinen kleine Markierungskästchen. 2.Packe mit der Maus ein Kästchen in der Ecke und vergrößere oder verkleinere die Grafik bei gedrückter Maustaste. Vergrößere oder verkleinere die Grafik jeweils proportional. Dies hat den Vorteil, dass die Form der Grafik erhalten bleibt und nicht verzerrt wird. Drücke dazu die Umschalttaste, wenn du die Grafikgröße änderst. 23.4. Grafik kopieren und verschieben Um eine Grafik zu kopieren musst du sie zuerst markieren. Klicke dazu einmal in die Grafik, sie wird nun mit Markierungskästchen gekennzeichnet. Nun kannst du mit den bereits aus dem Kapitel 13.6 bekannten Möglichkeiten die Grafik kopieren oder verschieben. 23.5. Grafik verankern Eine Grafik muss im Dokument auf irgend eine Weise verankert werden, zum Beispiel fest auf der Seite oder am aktuellen Absatz. Wenn du später in deinem Dokument vor der Grafik neuen Text einfügst, soll die Grafik ja mit dem alten Text mit nach unten rutschen. Arbeitsschritte 1.Markiere zuerst die eingefügte Grafik mit einem Klick, damit du die Markierungskästchen erhältst. 2.Klicke dann mit der rechten Maustaste auf die Grafik. Im erscheinenden Kontextmenü wähle dann Umlauf. 23.6. Grafikumlauf einstellen Normalerweise beansprucht eine Grafik ordentlich Platz auf einer Seite. Da kann es schon mal passieren, dass ein Text verdrängt oder an den Rand gequetscht wird. Um das zu vermeiden, kann man Grafiken einen Umlauf zuordnen. Der Text läuft dabei um die Grafik herum. Man kann sogar den Text hinter einer Grafik durchlaufen lassen. Man spricht dann von einem Durchlauf. Arbeitsschritte 1.Klicke die Grafik einmal an. Die Objektleiste verändert sich. 2.Klicke nun auf den Pfeil ganz rechts auf der Objektleiste. Neue Symbole erscheinen. Klicke für einen Umlauf auf die Umlauf-Schaltfläche in der Objektleiste. Soll die Grafik keinen Umlauf besitzen, dann klicke auf die Kein Umlauf-Schaltfläche in der Objektleiste. Klicke für einen Durchlauf die Durchlauf-Schaltfläche in der Objektleiste an. Durch einen zweiten Klick auf diese Schaltfläche wird der Durchlauf wieder rückgängig gemacht. 23.7. Grafik löschen Arbeitsschritte 1.Eine Grafik kannst du löschen, in dem du sie zuerst markierst, also einmal mit der linken Maustaste enklickst. 2.Drücke nun die Lösch/Delete-Taste. 24. Seiten einrichten Mit den bereits besprochenen Formatierungen sind die Möglichkeiten zur Gestaltung von Dokumenten mit StarOffice/OpenOffice.org noch lange nicht erschöpft. Neben den üblichen Schriftstücken lassen sich Zeitungen oder Prospekte erstellen, die hohen Ansprüchen genügen. 24.1. Seitenränder verändern OpenOffice.org/StarOffice stellt bei einem neuen Dokument von vornherein die Seitenränder rechts, links, oben und unten auf 2 cm ein. Das bedeutet, dass ein Blatt Papier bis auf einen 2 cm breiten Rand beschrieben werden kann. Diese Seitenrandeinstellung ist für die meisten Dokumente gut geeignet. Trotzdem kann es sinnvoll sein die Seitenränder zu verändern. Arbeitsschritte 1.Öffne das Seitenvorlage-Dialogfenster über Menüleiste, Format, Seite... 2.Wähle das Register Seite. 3.Im Bereich Seitenränder stehen die aktuellen Werte für die Seitenränder. Klicke mit der Maus in das Feld, in dem du den Wert verändern möchtest. 4.Schreibe einen neuen Wert in das Feld. Dabei muss die Angabe "cm" nicht mit eingegeben werden. Sie wird automatisch angefügt. 5.Die Vorschau zeigt die neu gestaltete Seite an. 6.Schliesse die Dialogbox mit einem Klick auf die OK-Schaltfläche. 24.2. Seitenumbruch Normalerweise wird ein Text, der über mehrere Seiten geht, während des Schreibens automatisch am unteren Rand umgebrochen und auf einer neu erstellten Seite fortgeführt. Entsprechend der eingestellten Seitenränder, Papier- und Schriftgröße entscheidet das Programm, wie viel Text auf eine Seite passt. Seitenumbrüche, die von einem Programm ausgeführt werden, heissen weiche Seitenumbrüche. Es lassen sich aber auch sogenannte harte Seitenumbrüche einfügen. Das ist sinnvoll, wenn man z.B. ein Deckblatt mit einem nur dreizeiligen Text erstellen will. Um nach diesen drei Zeilen das Programm zu zwingen, mit einer neuen Seite zu beginnen, wird der harte Seitenumbruch ausgeführt. Arbeitsschritte 1.Um einen harten Seitenumbruch einzufügen drückt man die Tastenkombination + . 2.Um den harten Seitenumbruch zu löschen, drückt man an derselben Stelle die -Taste. 24.3. Seitengröße und -format In der Regel druckt man auf A4-Papier. Dies ist auch die Voreinstellung. Dennoch gilt die DIN-Norm (Deutsches Institut für Normierung) nicht für den gesamten Erdball. Andere Länder haben andere Normen. Um auch ihnen gerecht zu werden, lassen sich unterschiedliche Papiergrössen einstellen und sogar eigene Größen definieren. Darüber hinaus lässt sich das Papierformat "hoch" oder "quer" einstellen. Arbeitsschritte 1.Öffne das Seitenvorlage -Dialogfenster (Format, Seite) 2.Wähle das Register Seite. 3.Im Bereich Papierformat lassen sich nun alle Werte zur Veränderung der Papiergröße einstellen. 1.Die üblichen Papierformate sind in OpenOffice.org/StarOffice bereits definiert. Sie lassen sich mit einem Klick auf den nach unten weisenden Pfeil auswählen. 2.Eine eigene Seitengrösse trägst du in die Eingabefelder Breite und Höhe ein. 3.Ein Klick auf die Felder Hoch und Quer verändert das Seitenformat in Hoch- oder Querformat. 4.Im Vorschaufenster lassen sich die neue Papiergröße und das neue Papierformat kontrollieren. 5.Schliesse die Dialogbox mit einem Klick auf die OK-Schaltfläche. 25. Fußnoten und Endnoten Sicher hast du schon einmal Texte gelesen, in denen sich an bestimmten Stellen kleine Ziffern befanden. Diese Ziffern verweisen auf einen weiteren kleinen Text am unteren Rand der Seite.1 oder am Dokumentende. Diese kleinen Texte nennt man Fußnote, wenn sie am Seitenende stehen und Endnoten, wenn sie am Dokumentende stehen. Die Nummerierung der einzelnen Fußnoten geschieht bei StarOffice automatisch. Auch das Freihalten eines bestimmten Seitenbereiches für die Fußnoten wird von StarOffice automatisch geregelt. 25.1. Fußnote/Endnote über Menüleiste Arbeitsschritte 1.Setze den Cursor an die Stelle des Textes, an dem du eine Fußnote oder Endnote einfügen möchtest. 2.Über Menüleiste, Einfügen, Fußnote wird das Fußnote einfügen-Dialogfenster aufgerufen. 3.Wähle die Funktion Automatisch und Fuß- oder Endnote und bestätige mit OK. Die Fußnotenreferenz wird gesetzt und der Cursor springt automatisch in den Fußnotenbereich. 25.2. Fußnote über Werkzeugleiste Arbeitsschritte 1.Klicke mit der Maus auf die Einfügen-Schaltfläche auf der Werkzeugleiste (oberstes Symbol) 2.Halte die Maustaste gedrückt und ziehe den Mauszeiger in Richtung des kleinen grünen Pfeils. 3.Wähle aus der Einfügenleiste die Schaltfläche Fußnote und klicke sie an. 4.Um eine Fußnote zu löschen, muss nur die Fußnotenreferenz mit Hilfe der - oder -Taste entfernt werden. 26. Rahmen einfügen Etwas besonderes: Rahmen. Diese Rahmen sind eigentlich nichts anderes als Seiten in einer Seite, wie das untere Beispiel zeigt. Jeder Rahmen lässt sich wie eine beliebige Seite gestalten. Man kann Tabellen, Grafiken und Text einfügen und sie lassen sie sich mit einem Rand und Schatten versehen. Die Rahmen können mit ihrem Inhalt an jede beliebige Stelle des Dokumentes bewegt werden. Das ist ein grosser Vorteil, wenn man frei und kreativ seine Seiten gestalten will. 26.1. Rahmen einfügen über Menüleiste Arbeitsschritte 1.Öffne das Rahmen-Dialogfenster über Menüleiste, Einfügen, Rahmen. 2.Wähle im Bereich Größe eine entsprechende Rahmengröße aus. Falls dir die genaue Größe noch nicht bekannt ist, kannst du die vorgegebenen Werte beibehalten. Sie kann im Dokument nachträglich verändert werden. 3.Klicke auf die Schaltfläche OK. 4.Der Rahmen wird mit Rahmenmarkierungen in das Dokument eingefügt. 26.2. Rahmengröße verändern 1.Klicke mit der Maus einmal auf den Rahmenrand2, um den Rahmen zu markieren. 2.Klicke dann eine der Rahmenmarkierungen an, halte die Maustaste gedrückt und ziehe den Mauszeiger solange hin und her bis die Rahmengröße stimmt. 26.3. Rahmen verschieben 1.Klicke einmal mit der Maus an den Rahmenrand um den Rahmen zu markieren. 2.Setze den Mauszeiger in den Rahmen. Dabei verändert sich seine Form. 3.Drücke die linke Maustaste und halte sie gedrückt. 4.Bewege den Rahmen mit der Maus hin und her, bis an die Stelle, die dir geeignet erscheint. 5.Lass die Maustaste wieder los. Wenn in den Rahmen eine Grafik, eine Tabelle oder etwas anderes eingefügt werden soll, darf der Rahmen nicht markiert sein (mit der Maus einmal ausserhalb des Rahmens klicken) und der Cursor muss sich innerhalb des Rahmens befinden (einmal kurz in den Rahmen klicken). 26.4. Rahmen umranden und mit Schatten versehen Ein Rahmen kann deutlich hervorgehoben werden, wenn er eine Umrandung und zusätzlich einen Schatten erhält. Durch das Hinzufügen eines Schattens wirkt der Rahmen vom Dokument abgehoben, so als würde er frei in der Luft schweben. Dieser Effekt ist sehr angenehm, weil das Dokument einen räumlichen Charakter erhält. Arbeitsschritte 1.Markiere den Rahmenrand. 2.Öffne das Rahmen-Dialogfenster. 3.Wähle das Register Umrandung. 4.Wähle aus dem Bereich Vorgaben eine Umrandungsart aus. Bei der zweiten Art werden alle vier Seiten des Rahmens mit einem Rand versehen. 5.Wähle aus dem Bereich Schatten eine bestimmte Schattenposition aus. Eine Schattenposition rechts oder links unterhalb des Rahmens erweckt den Eindruck, das Licht würde von oben auf das Dokument scheinen. Dies entspricht am ehesten natürlichen Gegebenheiten und wirkt daher nicht störend. 6.Beende deine Wahl mit einem Klick auf den OK-Schaltknopf. 26.5. Farbe des Rahmenhintergrundes ändern Der Rahmen kann mit einer Hintergrundfarbe ausgefüllt werden.. Arbeitsschritte Der Hintergrundmodus Farbe erlaubt das Einfärben des Hintergrundes. 1.Markiere den Rahmenrand. 2.Format, Rahmen- und wähle das Register Hintergrund. 3.Wähle eine Hintergrundfarbe. 4.Im Vorschaufenster kannst du sehen, ob dir deine Wahl gefällt oder nicht. 5.Beende deine Wahl mit einem Klick auf den OK-Schaltknopf. 26.6. Hintergrundgrafik im Rahmen Der Hintergrundmodus Grafik hat weitaus mehr gestalterische Möglichkeiten. Neben einfachen Bildern oder Zeichnungen können auch Fotos als Hintergrund gewählt werden. Eine Besonderheit sind sogenannte Texturen3. Darunter versteht man Grafiken, die die Oberfläche von bestimmten Materialien wiedergeben, z.B. von Holz, Glas, Metall usw. Ein Rahmen mit einem solchen Hintergrund ist immer sehr augenfällig. Allerdings sollte man darauf achten, dass der Hintergrund nicht zu aufwändig gestaltet ist, denn das Wichtige in einem Rahmen ist ja gerade der Vordergrund, der durch den Hintergrund hervorgehoben werden soll und nicht umgekehrt. Arbeitsschritte 1.Markiere den Rahmenrand. 2.Öffne zunächst das Rahmen-Dialogfenster und dann das Register Hintergrund. 3.Wähle den Hintergrundmodus Grafik. 4.Klicke auf den Auswählen-Schaltknopf und wähle eine Grafik aus. 5.Wähle eine der drei Darstellungsarten aus: Position: Die Grafik wird an eine Stelle des Rahmens gesetzt, die vorher in der Grafikposition mit der Maus festgelegt wurde. Fläche: Die Grafik wird entweder gestreckt oder gestaucht, so dass sie den gesamten Rahmen ausfüllt. Das gelingt aber meist nur auf Kosten der Grafikqualität. Kachel: Die Grafik wird so oft kachelförmig in den Rahmen gesetzt, bis er vollständig ausgefüllt ist. 26.7. Rahmen einfügen über Werkzeugleiste Rahmen kannst du auch bequem über die Werkzeugleiste einfügen. Arbeitsschritte 1.Öffne über die Werkzeugleiste und der Einfügeleiste die Rahmen- Schaltfäche. 2.Der Mauszeiger verwandelt sich in ein kleines Kreuz. 3.Setze den Mauszeiger an eine Stelle des Dokumentes, drücke die linke Maustaste und halte sie gedrückt. 4.Bewege den Mauszeiger nach rechts/unten. Eine Linie gibt die Grösse und Position des Rahmens an. 5.Lass die Maustaste wieder los. 6.Bewege den Rahmen an eine entsprechende Position, und verändere die Größe, bis du damit zufrieden bist. 27. Spaltensatz In Zeitungen und Zeitschriften sind die Zeilen nicht von links nach rechts vollgeschrieben, sondern die Seiten sind in Spalten eingeteilt. Dies ist sehr lesefreundlich. 27.1. Spaltensatz über Menüleiste einrichten Arbeitsschritte 1.Öffne das Seiten-Dialogfenster über Menüleiste, Format, Spalten 2.Wähle entweder aus der Spaltendarstellung eine bestimmte Spaltenanzahl aus oder schreibe eine Ziffer direkt in das Feld Anzahl. 3.Bestimme den Abstand zwischen den Spalten, indem du einen Betrag in das Feld Abstand schreibst. StarOffice legt zunächst keinen Abstand fest. Es ist also sinnvoll, einen gewissen Abstand einzugeben und ihn mit Hilfe der Seitenvorschau zu kontrollieren. 4.Die Spaltenbreite kann nur dann verändert werden, wenn Automatische Breite ausgeschaltet ist. 5.Einen senkrechten Trennungsstrich oder -linie zwischen den Spalten erzeugt man, indem du eine bestimmte Strichstärke im Bereich Trennlinie und dort im Feld Art auswählst. 6.Im Feld Höhe lässt sich die Grösse der Trennungslinie relativ zur Spaltenhöhe einstellen. Bei einem Wert von 100% ist die Trennungslinie genauso lang, wie die Spalten hoch sind, bei 50% halb so lang. 7.Im Feld Position kann man festlegen, ob die Trennungslinie oben oder unten beginnt oder zentriert ist. 28. Der Stylist (Formatvorlagen) Der Stylist ist das zentrale Werkzeug, um Dokumente logisch zu strukturieren und gleichzeitig einheitlich zu gestalten. So kann man mit dem Stylisten mit wenigen Mausklicks allen Ueberschriften in einem Dokument die selbe Schrift zu weisen. Wir sprechen deshalb von einer weichen Formatierung. Möchtest du später die Ueberschriften nicht mehr in der Schrift Helvetica sondern in Times, so musst du nur die entsprechende Absatzvorlage einmal ändern und alle Titel in deinem Dokument werden sofort angepasst. Nebst den Absatzvorlagen gibt es die Zeichen-, Rahmen-, Seiten- und Nummerierungsvorlagen. Arbeitsschritte 1.Zuerst wird der Text erfasst. 2.Dann stellst du den Textcursor in den Titel, den du formatieren willst und öffnest den Stylisten. 3.Wähle nun "Überschrift" mit einem Doppelklick aus. Auf diese Weise kannst du nun alle Titel in deinem Dokument formatieren. Auf die selbe Weise gehst du vor um alle Untertitel zu formatieren. Wähle dann jedoch "Überschrift 2" aus. Den Fliesstext kannst du z.B. mit der Absatzvorlage "Standard" formatieren. Wenn du die Überschriften mit dem Stylisten formatierst, kannst du auch die Kapitel automatisch nummerieren und ein Inhaltsverzeichnis generieren lassen. Wie das geht kannst du auf den Hilfeseiten nachlesen. 29. Textbausteine/Autotext OpenOffice.org/StarOffice enthält eine komfortable AutoText-Funktion, die es ermöglicht, Textteile für Briefe und andere Dokumente durch die Eingabe von Abkürzungen (Kürzel genannt) zusammenzustellen. Mit Hilfe der Textbausteine entfällt das lästige Schreiben sich immer wiederholender Textteile. Stell dir vor, du musst in einem Brief ständig den Namen "Direktion der Schweizerischen Bundesbahnen" schreiben. Mit Hilfe der AutoText-Funktion reicht die Abkürzung DSB, den Rest übernimmt die Textverarbeitung. 29.1. Textbaustein erstellen 1.Schreibe den Text, den du als Textbaustein speichern willst, ganz normal in ein Dokument. 2.Markiere den Textbereich mit Hilfe der Maus oder der - und den Pfeiltasten. 3.Über Menüleiste, Bearbeiten, AutoText wird das AutoText-Dialogfenster aufgerufen. 4.Trage in das Eingabefeld Name einen leicht zu merkenden Namen für den Textbaustein ein. 5.StarOffice/OpenOffice.org schlägt ein Kürzel vor. Besser ist es aber, wenn du ein eigenes leicht zu merkendes Kürzel einträgst. Mit diesem Kürzel wird später der Textbaustein abgerufen. 6.Über die Schaltfläche AutoText, Neu wird der Textbaustein gespeichert. 29.2. Textbaustein einfügen Arbeitsschritte 1.Öffne das AutoText-Dialogfenster 2.Suche im Textbaustein-Auswahlfenster den Textbaustein, den du in dein Dokument einfügen möchtest. 3.Klicke auf die Einfügen-Schaltfläche. Alternative (über Kürzel) Arbeitsschritte Tippe das Kürzel des Textbausteins und anschließend . So schnell geht das! 29.3. Textbausteine verändern Irgendwann wird sicherlich der Zeitpunkt kommen, an dem der Inhalt eines Textbausteines geändert werden muss. Das geht ganz einfach. Arbeitsschritte 1.Öffne das Autotext-Dialogfenster. 2.Über die Schaltfläche Autotext, Bearbeiten wird ein Dokumentfenster erzeugt, der den Text des Textbausteines enthält. 3.Nun lassen sich sowohl der Text als auch die Formatierung verändern. 4.Speichere den veränderten Textbaustein ab. 30. Serienbriefe Das Prinzip des Serienbriefes beruht darauf, dass du mehreren Empfängern den gleichen Brief zusenden kannst. Dabei werden die Empfängerdaten (Name, Adresse, Anrede) allerdings individuell eingefügt. 30.1. Die Elemente des Serienbriefs Der Serienbrief besteht aus drei Einzelkomponenten. Zwei der Komponenten werden zur Erstellung verwendet (das Hauptdokument und die Datenquelle). Diese beiden Elemente können später wieder verwendet werden. Dabei können Änderungen vorgenommen werden, um zum Beispiel einen Folgebrief zu schreiben. Du kannst auch an der Datenquelle Änderungen vornehmen und weitere Adressen eingeben. Die folgende Abbildung zeigt das Prinzip: Wenn du dich an diese Reihenfolge hältst wirst du am wenigsten Probleme haben: 1.Erstelle einen neuen Ordner mit dem Namen Serienbriefe. Speichere dann alle Dokumente in diesen Ordner. 2.Erstelle nun die Datenquelle und erfasse die Adressen. 3.Dann registrierst du in OpenOffice.org/StarOffice diese Datei als Datenquelle. 4.Und dann kannst du das Hauptdokument mit den Platzhaltern für die Adressen erfassen. 5.Nun kannst du die Serienbrief-Funktion starten. 30.2. Datenquelle erstellen Wir gehen davon aus, dass deine Adressen noch nicht gespeichert sind. Wenn du die Adressen schon hast, (z.B. aus dem Schulverwaltungsprogramm exportiert) dann kannst du direkt zum Kapitel "Datenquelle registrieren" gehen. Arbeitsschritte 1.Erstelle ein neues Tabellendokument: Datei, Neu, Tabellendokument. 2.Als Spaltenüberschriften gibst du ein:Vorname, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Anrede. 3.Erfasse dann einige Fantasieadressen und speichere mit dem Namen "adressen". 30.3. Datenquelle registrieren Nun musst du OpenOffice.org/StarOffice mitteilen, dass diese Adresstabelle eine Datenquelle ist. Arbeitsschritte 1.Klicke in der Adresstabelle auf Extras, Datenquelle. Folgendes Fenster erscheint: 2.Klicke dann auf Neue Datenquelle. Im Feld "Name" gibst du dieser Datenquelle einen Namen, z.B. adressen. 3.Als Datenbanktyp wählst du "Tabellendokument". 4.Bei "Datenquellen-URL" kannst du mit der Schaltfläche [...] die Datei adressen.sxc anwählen. 5. Klicke dann auf OK. 30.4. Das Hauptdokument Das Hauptdokument enthält den Teil des Textes, der in allen fertigen Serienbriefen gleich ist. Daneben enthält das Hauptdokument Platzhalter für die individuellen Bestandteile des Serienbriefes (zum Beispiel: Name, Adresse, usw.). Arbeitsschritte 1.Erstelle ein neues Textdokument. Wähle dazu im Menü Datei, Neu, Textdokument. 2.Nun klickst du auf Ansicht, Datenquellen. Alle im System registrierten Datenquellen werden angezeigt: 3.Klicke auf das + bei Adressen und wähle Tabellen, Tabelle1. Alle Adressen werden nun angezeigt. 4.Tippe nun den Text für deinen Serienbrief. 5.Da wo später die Adresse eingefügt werden soll, kannst du per Ziehen und Fallenlassen (Drag & Drop) die Felder einfügen: Alternative: 1.Gehe im Menü Einfügen auf Feldbefehl. 2.Dann wähle Andere... und wähle dort die Karteikarte Datenbank, wo du wiederum Serienbrieffeld auswählst. 3.Dann erscheint auf der rechten Seite die Datenquelle. Drücke das + links neben der von dir verwendeten Datenquelle und Tabelle1 erscheint. 4.Jetzt betätigst du das + links neben Tabelle1 und deine in der Quelldatei verwendeten Spaltenüberschriften erscheinen. 5.Setze den Cursor an die Stelle im Hauptdokument, an der du die Felder einfügen willst. Wähle dann den gewünschten Feldnamen aus und drücke auf Einfügen. 30.5. Erzeugen des Serienbriefes Der Serienbrief entsteht aus dem Hauptdokument und der Datenquelle. Bei der Zusammenführung der beiden Dokumente werden die Platzhalter durch die Informationen aus der Datenquelle ersetzt. Mit dem folgenden Befehl kannst du die Serienbriefe erzeugen: Extras, Seriendruck. Bitte, spreche das Ausdrucken mit deiner Lehperson ab! Wenn 20 Schülerinnen und Schüler 10 Seiten ausdrucken ...! Der dazugehörige Dialog erlaubt weitere Einstellungen für die Ausgabe: 30.6. Bedingter Text Es ist auch möglich Bedingungen einzubauen. Soll etwa die Anrede "Sehr geehrter Herr Meier", resp. "Sehr geehrte Frau Müller" lauten so kannst du diese Bedingung bei der Anrede im Hauptdokument eingeben: Wähle dazu Einfügen, Feldbefehl, Andere: 30.7. Filter für den Serienbrief Du hast die Möglichkeit die Adressen zu filtern. Wenn du den Serienbrief nur an die Adressen mit dem Ort Luzern senden willst so klicke auf den Standardfilter. Hier kannst du deine Kriterien eingeben. Wenn du wieder alle Adressen anzeigen möchtest so klicke auf Filter entfernen. Die Hilfe bietet weitere Informationen zu den Themen "Bedingter Text" und "Standardfilter". 31. Hinweis/Historie Dieses Buch ist für den gesamten deutschsprachigen Raum gedacht und versucht die Rechtschreibung und die Formulierungen für alle deutsch­sprachigen Länder zu berücksichtigen. Dieses Buch basiert auf: 1. teilweise auf dem "StarOffice-Workbook Version 4" von Hartmut Braun, 1998 2. "OpenOffice.org 1/StarOffice 6 Textverarbeitung" von Daniel Dahinden, www.team-computing.ch, 21.3.2003 3. "Eine Einführung in die Textverarbeitung mit OpenOffice.org und StarOffice" von Georg Damm, www.elisabethschule.de, 21.8.2003 Quelle dieses Dokumentes: www.team-computing.ch Die deutschsprachige Website von OpenOffice.org http://de.openoffice.org/ Die deutschsprachigen Websites zu StarOffice www.sun.ch/staroffice www.sun.de/staroffice www.sun.at/staroffice Dieses Buch wurde mit OpenOffice.org und StarOffice erstellt