Tabellenkalkulation mit OpenOffice.org 1.1 StarOffice 7.0 Calc Quelle dieses Dokumentes: www.team-computing.ch 14.7.2004 Dieses Buch steht unter der GNU Free Documentation Licence Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 4 1.1. Unterstützung (Support) 4 2. Zeichenerklärung 4 3. Der Bildschirm 5 3.1. Die Objektleiste 6 3.2. Die Rechenleiste 6 3.3. Die Werkzeugleiste 7 3.4. Die Statusleiste 8 4. Neues Tabellendokument erstellen 8 5. Tabellendokumente bearbeiten 9 5.1. Inhalte eingeben 9 5.2. Formeln eingeben 10 5.3. Formeln kopieren 11 6. Zellen formatieren 13 6.1. Währungsformat über Menüleiste zuweisen 13 6.2. Währungsformat über Objektleiste zuweisen 14 6.3. Mehreren Zellen ein Währungsformat zuweisen 14 6.4. Rahmen und Hintergrundfarbe 15 6.5. Schriften formatieren 16 6.6. Ausrichtung 16 7. Zellen einfügen 17 7.1. Zeilen und Spalten einfügen über Menüleiste 17 7.2. Zeilen und Spalten einfügen über Werkzeugleiste 18 8. Spalten und Zeilen markieren 20 8.1. Ganze Zeilen markieren 20 8.2. Ganze Spalten markieren 20 8.3. Mehrere voneinander unabhängige Zeilen und Spalten markieren 21 8.4. Gesamtes Tabellendokument markieren 22 9. Seitenausrichtung und Skalierung 23 9.1. Querformat einstellen 23 9.2. Tabelle skalieren 24 9.3. Tabelle ausrichten 25 9.4. Seitenränder einstellen 26 10. Tabellen mit Autoformat gestalten 28 11. Zellinhalte ändern oder löschen 30 11.1. Löschen und ändern von Text, Zahlen und Formeln 30 11.2. Löschen von Zeilen und Spalten 31 11.3. Zelleninhalte löschen 31 11.4. Formate löschen 32 12. Diagramme 34 12.1. Diagramm erstellen 34 12.2. Größe des Diagramms ändern 39 12.3. Lage des Diagramms ändern 40 12.4. Diagramm bearbeiten 40 12.5. Diagramme löschen 41 13. Spaltenbreite ändern 42 14. Formeln und Funktionen 45 14.1. Formeln eingeben 45 14.2. Durchschnittberechnung 47 14.3. Statistische Funktionen 48 15. Fehlermeldungen 57 16. Mit Prozenten rechnen 58 16.1. Die Jahreszinsformel 58 16.2. Die erweiterte Zinsformel 59 17. Tabellen verknüpfen 60 17.1. Tabellen erstellen, verknüpfen, umbenennen und löschen 61 18. Relative und absolute Bezüge 66 19. Hinweise/Historie 67 Copyright (c) 2002/03/04 Daniel Dahinden Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License (FDL), Version 1.1 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, with no Front-Cover Texts, and with no Back-Cover Texts. You can find the original version of the FDL at http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html 1. Einleitung In OpenOffice.org/StarOffice ist eine umfangreiche Tabellenkalkulation enthalten. Sie bietet viele Funktionen, die im kaufmännischen Bereich benötigt werden. Auch statistische Funktionen und Datenbankfunktionen stehen zur Verfügung. Die Zahlen lassen sich leicht in Form von Diagrammen sichtbar machen. In dieser Schulungsunterlage werden die grundlegenden Funktionen der Tabellenkalkulation erklärt und geübt. Diese Schulungsunterlage baut auf dem Buch "Textverarbeitung mit OpenOffice.org 1.1/StarOffice 7 Writer" auf, wir verzichten deshalb hier auf die Beschreibung einiger grundlegender Funktionen, wie die Hilfefunktion, das Öffnen und Speichern von Dateien, Suchen und Ersetzen, Kopieren und Verschieben. Dieses Buch ist für den gesamten deutschsprachigen Raum konzipiert. Beachte bitte, dass in Deutschland und Österreich als Dezimalzeichen das Komma, in der Schweiz jedoch ein Punkt verwendet wird. Die Unterschiede zwischen OpenOffice.org und StarOffice sind im Buch "Textverarbeitung" erklärt. 1.1. Unterstützung (Support) Unterstützung zu StarOffice erhalten Sie über die Website http://supportforum.sun.com/staroffice/germanforums.html Support zu OpenOffice.org finden Sie hier: http://de.openoffice.org 2. Zeichenerklärung Arbeiten: Hier wird eine Arbeitsaufgabe gestellt. Aufgepasst: Dieser Textteil sollte unbedingt beachtet werden, denn hier erhältst du Tipps. 3. Der Bildschirm Nachdem die Tabellenkalkulation gestartet wurde, wird auf dem Bildschirm ein leeres Tabellendokument sichtbar. Bevor du jedoch gleich loslegst, solltest du dich mit den einzelnen Elementen vertraut machen. Lass dich nicht von der Vielfalt der Symbole, Schaltflächen und Schriftzeichen verwirren. Du wirst sehen, die Tabellenkalkulation von OpenOffice.org/StarOffice ist ein leicht zu bedienendes Programm. Ein Tabellendokument kann mehrere Tabellen umfassen. Mit dem Tabellenregister links unten auf dem Bildschirm kannst du von einer Tabelle zur nächsten wechseln. 3.1. Die Objektleiste Die Objektleiste zeigt Symbole für die wichtigsten Funktionen, die zum Arbeiten mit Tabellen benötigt werden, z. B. Einfügen und Löschen von Zeilen und Spalten, Sprung an Tabellenanfang und -ende oder Ändern des Linienstils. 3.2. Die Rechenleiste Die Rechenleiste stellt verschiedene mathematische Funktionen zur Verfügung. 3.3. Die Werkzeugleiste Mit der Werkzeugleiste lassen sich Objekte in das Dokument einfügen und man kann auf häufig benutzte Funktionen schnell zugreifen. 3.4. Die Statusleiste Am unteren Rand des OpenOffice.org/StarOffice-Fensters befindet sich die Statusleiste. Im rechten Teil der Statusleiste befinden sich Informationen zum gerade bearbeitenden Dokumentes. Mit einem Doppelklick auf Ansichtsgröße kannst du die Ansicht vergrößern oder verkleinern (Zoom). 4. Neues Tabellendokument erstellen Fahre mit dem Mauszeiger auf den Eintrag Datei auf der Menüleiste und klicke ihn einmal mit der linken Maustaste an. Ziehe den Mauszeiger auf den Eintrag Neu. Ein weiteres Menüfenster klappt auf. Bewege den Mauszeiger auf den Eintrag Tabellendokument und bestätige mit einem Klick der linken Maustaste. 5. Tabellendokumente bearbeiten 5.1. Inhalte eingeben In die aktive Zelle lassen sich nun sowohl Zahlen als auch ganze Wörter und Sätze und Formeln eintragen. Wir wollen an dieser Stelle eine einfache Tabelle eingeben, um an ihr die weiteren Funktionen zu üben. Arbeitsschritte 1.Falls sich die aktive Zelle nicht an den Koordinaten A1 befindet, musst du den Mauszeiger an diese Stelle bewegen und einmal auf die linke Maustaste drücken. 2.Übertrage nun das folgende Arbeitsblatt exakt in dein Tabellendokument. Achte darauf, dass alle Koordinaten genau eingehalten werden. 5.2. Formeln eingeben In der Tabellenkalkulation werden meist Zahlenreihen berechnet. OpenOffice.org/StarOffice läßt viele Berechnungsarten von ganz einfach bis hochkompliziert zu. Die einfachste Form der Berechnung ist die Addition, die wir in diesem Kapitel üben wollen. Formeln können auf zwei Arten eingegeben werden: Mit den Operationszeichen + - * / z.B. =a1+a2+a3+a4 Mit Funktionswörtern und einem Zellenbereich, z.B. =Summe(A1:A4) Mehr zu den Funktionen später im Kapitel 14. Arbeitsschritte 1.Klicke mit Hilfe der Maus auf die Zelle mit den Koordinaten B10. Erst wenn die Zelle dick umrandet ist, ist sie aktiviert. 2.Klicke auf die Schaltfläche Summe in der Rechenleiste. Sowohl auf der Rechenleiste als auch in der aktivierten Zelle erscheint folgende Meldung: =SUMME(B5:B9). Diese Meldung sagt nichts anderes als "addiere (=SUMME) alle Zahlen, die sich in den Zellen mit den Koordinaten B5 bis B9 befinden. 3.Beende die Berechnung mit einem Klick auf die Bestätigen-Schaltfläche oder der -Taste. 4.In der Zelle B10 erscheint der berechnete Betrag. 5.Um die Berechnung abzubrechen reicht ein Klick auf die Abbrechen-Schaltfläche. 5.3. Formeln kopieren Es gibt einen einfachen Trick, um mehrere Berechnungen gleichzeitig auszuführen. 1.Berechne zunächst die Summe für den Monat Januar, wie oben beschrieben. 2.Bewege den Mauszeiger auf das kleine Markierungskästchen am unteren rechten Ende der aktivierten Zelle. 3.Betätige die linke Maustaste und halte sie gedrückt. 4.Ziehe den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste waagerecht nach rechts, bis alle Monate erreicht sind. 5.Lass die Maustaste wieder los. Die Formel wurde nun kopiert und gleichzeitig an die neuen Spaltenbezeichnungen angepasst. Auf diese Weise kann eine Formel auch nach unten kopiert werden. 6. Zellen formatieren Unsere Tabelle sieht jetzt schon recht gut aus. Mit den aus der Textverarbeitung bekannten Funktionen kannst du auch in der Tabellenkalkulation Text und Zahlen formatieren (Schriftart, Schriftgröße, fett, kursiv, unterstrichen ...). Nun wollen wir den Zahlen das Währungsformat zuordnen, da es sich bei den einzelnen Zahlen um Geldbeträge handelt. 6.1. Währungsformat über Menüleiste zuweisen Arbeitsschritte 1.Klicke auf eine Zelle, in der ein Betrag steht. 2.Klicke nun in der Menüleiste auf Format, Zelle. 3.Klicke auf das Register Zahlen. 4.Klicke im Bereich Kategorie auf den Eintrag Währung. 5.Wähle aus dem Bereich Format die gewünschte Darstellungsform aus. 6.Überprüfe im Vorschaufenster, ob das gewählte Format deinen Vorstellungen entspricht. 7.Klicke auf OK. 6.2. Währungsformat über Objektleiste zuweisen Arbeitsschritte 1.Klicke eine Zelle mit einer Zahl mit der Maus an. 2.Klicke auf die Schaltfläche Währungsformat auf der Objektleiste. So schnell und einfach geht das! 6.3. Mehreren Zellen ein Währungsformat zuweisen Arbeitsschritte 1.Markiere alle Zellen, die ein Währungsformat erhalten sollen, indem du sie mit gedrückter linker Maustaste überfährst. 2.Weise den markierten Zellen das Währungsformat zu. 6.4. Rahmen und Hintergrundfarbe Auch wenn die Tabellen im Tabellendokument mit einem hellgrauen Rand versehen sind, wird diese Umrahmung nicht mit ausgedruckt. Möchtest du die Rahmen ausdrucken, so müssen wir die Zellen einrahmen. Arbeitsschritte 1.Markiere die Zellen, die einen Rahmen erhalten sollen. 2.Klicke mit der Maus die Umrandung-Schaltfläche in der Objektleiste an. Ein Auswahlfenster klappt herunter: Wähle mit Hilfe der Maus die gewünschte Umrandungsart aus. Möchtest du jedoch spezielle Rahmen oder die Hintergrundfarbe der Zellen auswählen, so klicke auf Format, Zelle, Umrandung, respektive Hintergrund und definiere hier die Umrandung und den Hintergrund. 6.5. Schriften formatieren Das Formatieren von Schriften ist uns bereits aus der Textverarbeitung bekannt. Auch in Tabellendokumenten lassen sich Schriftart und -größe ändern, Textstellen fett, kursiv oder unterstrichen darstellen und vieles mehr. Arbeitsschritte 1.Markiere die Zellen, deren Schriftbild du verändern möchtest mit Hilfe der Maus. 2.Klicke die in der Objektleiste befindlichen Schaltflächen zur Formatierung des Textes oder der Ziffern innerhalb der Zelle an. 6.6. Ausrichtung Standardmässig werden Text links- und Zahlen rechtsbündig in die Zelle gesetzt. Du kannst jedoch auch die Zellen markieren und mit den oben abgebildeten Schaltflächen anders formatieren. Oft macht es zum Beispiel Sinn die Spaltenüberschriften ebenfalls wie die Zahlen rechtsbündig zu setzen. Vertikal kannst du den Zellinhalt oben, mittig oder unten ausrichten. Dazu stehen dir diese drei Schaltflächen zur Verfügung. Du kannst aber auch Text in einer Zelle vertikal oder in einem beliebigen Winkel setzen. Markiere dazu die gewünschte Zelle und klicke dann auf Format, Zelle, Ausrichtung. In diesem Fenster kannst du die gewünschte Schreibrichtung wählen. 7. Zellen einfügen 7.1. Zeilen und Spalten einfügen über Menüleiste Um die Übersicht zu erhöhen, oder weil man schlicht etwas vergessen hat, kann es notwendig sein leere Spalten und Zeilen in das bestehende Tabellendokument einzufügen. Arbeitsschritte 1.Bewege den Mauszeiger an die Stelle, an der du eine neue Zeile oder Spalte einfügen möchtest und klicke sie an. 2.Über Menüleiste, Einfügen, Zeilen wird eine leere Zeile eingefügt, alle darunterliegenden Zeilen rutschen nach unten. 3.Über Menüleiste, Einfügen, Spalten wird eine leere Spalte eingefügt, alle rechts daneben liegenden Spalten rutschen nach rechts. 7.2. Zeilen und Spalten einfügen über Werkzeugleiste 1.Klicke auf die Zellen einfügen-Schaltfläche auf der Werkzeugleiste rechts auf dem Bildschirm. Halte die Maustaste gedrückt! 2.Im erscheinenden Auswahlfenster wähle nun Zeilen einfügen oder Spalten einfügen. 8. Spalten und Zeilen markieren Im vorhergehenden Kapitel haben wir gelernt, wie bestimmte Bereiche eines Tabellendokumentes mit Hilfe der Maus markiert werden können. Du lernst jetzt einige Tipps und Tricks beim Markieren kennen. 8.1. Ganze Zeilen markieren Arbeitsschritte 1.Klicke mit der Maus auf den Zeilenkopf der Zeile, die markiert werden soll. 2.Sollen mehrere benachbarte Zeilen gleichzeitig markiert werden, so musst du die entsprechenden Zeilenköpfe bei gedrückter linker Maustaste mit dem Mauszeiger überfahren. 3.Die Markierung wird aufgehoben, wenn du eine beliebige Zelle im Tabellendokument anklickst. 8.2. Ganze Spalten markieren Arbeitsschritte 1.Klicke mit der Maus auf den Spaltenkopf der Spalte, die markiert werden soll. 2.Sollen mehrere benachbarte Spalten gleichzeitig markiert werden, so musst du die entsprechenden Spaltenköpfe bei gedrückter linker Maustaste überfahren. 8.3. Mehrere voneinander unabhängige Zeilen und Spalten markieren Arbeitsschritte 1.Klicke mit der Maus auf den ersten Zeilen- oder Spaltenkopf der Zeile bzw. Spalte, die markiert werden soll. 2.Halte die Strg/Ctrl-Taste gedrückt und klicke weitere Zeilen- oder Spaltenköpfe an. 3.Wenn alle benötigten Zeilen oder Spalten markiert sind lasse die Maustaste und die Strg/Ctrl-Taste wieder los. 8.4. Gesamtes Tabellendokument markieren Arbeitsschritte 1.Klicke mit der Maus auf die Zelle links der Spalte A und oberhalb der Zeile 1. Die ganze Tabelle wird markiert. 9. Seitenausrichtung und Skalierung Wer kennt es nicht: Kaum ist die Tabelle erstellt und gestaltet, bereitet der erste Ausdruck eine grosse Enttäuschung. Die Tabelle ist zu breit und passt nicht auf das Papier. Die Lösung: Man kann die Tabelle quer ausdrucken oder die Darstellung verkleinern oder vergrößern (skalieren). 9.1. Querformat einstellen Was unter "Hoch- und Querformat" zu verstehen ist, wurde ja bereits in der Schulungsunterlage "Textverarbeitung" behandelt. Zwischen Text- und Tabellendokumenten bestehen hier kein Unterschied. Arbeitsschritte 1.Rufe das Seitenvorlage-Dialogfenster über Menüleiste, Format, Seite... auf. 2.Öffne das Register Seite. 3.Wähle im Bereich Papierformat Querformat. 9.2. Tabelle skalieren Arbeitsschritte 1.Klicke auf Format, Seite ... 2.Wähle das Register Tabelle. 3.Im Bereich Skalierung kannst du den Ausdruck auf eine gewisse Seitenanzahl anpassen. 9.3. Tabelle ausrichten Wo möchtest du die Tabelle ausdrucken, links oben oder doch lieber in der Mitte des Papiers? Arbeitsschritte 1.Klicke auf Format, Seite. 2.Wähle das Register Seite. 3.Klicke im Bereich Tabellenausrichtung auf die Auswahlfelder Horizontal und Vertikal. 4.Im Vorschaufenster kannst du die Positionsänderung der Tabelle auf dem Blatt verfolgen. 9.4. Seitenränder einstellen Unter Seitenrand versteht man den Abstand zwischen dem Text oder den Zahlen und dem Rand des Papiers. Arbeitsschritte 1.Klicke auf Format, Seite. 2.Wähle das Register Seite. 3.Im Bereich Seitenränder lassen sich die Werte aller vier Seitenränder verändern. 4.Ein Klick auf die OK-Schaltfläche weist deinem Tabellendokument die neuen Werte zu. 10. Tabellen mit Autoformat gestalten Ein besonderer Clou der Tabellenkalkulation ist die Funktion Autoformat. Dabei handelt es sich um vorgegebene Gestaltungsmöglichkeiten, die für jede Tabelle anwendbar sind. Mit der Funktion Autoformat kommst du sehr schnell zu schön gestalteten Tabellen. Arbeitsschritte 1.Markiere alle Zellen, die mit Autoformat gestaltet werden sollen. 2.Klicke die Autoformat-Schaltfläche auf der Werkzeugleiste an. 3.Wähle im Bereich Format eine Gestaltungsmöglichkeit aus. Im Vorschaufenster kannst du die neue Form deiner Tabelle betrachten. 4.Klicke auf die OK-Schaltfläche. Über die Schaltfläche Zusätze lassen sich bestimmte Formatierungen an- und ausschalten. Probiere doch einfach aus, bis dir die Formatierung der Tabelle gefällt. 11. Zellinhalte ändern oder löschen Oje, da haben wir uns so große Mühe gemacht, einem Tabellendokument den letzten Schliff zu geben, und dann wird uns gesagt, dass wir gewisse Teile wieder herausnehmen müssen. Da ein Tabellendokument aus unterschiedlichen Teilen wie Text, Tabelle oder Diagramm bestehen kann, muss es auch verschiedene Wege geben um sie zu entfernen. Ganz einfach: Soll eine Aktion während der Bearbeitung sofort rückgängig gemacht werden, so verwende die Rückgängig-Schaltfläche. 11.1. Löschen und ändern von Text, Zahlen und Formeln Arbeitsschritte 1.Aktiviere die Zelle, deren Inhalt du ändern oder löschen möchtest. 2.Der Text erscheint in der Rechenleiste/Bearbeitungszeile 3.Klicke mit der Maus einmal in die Rechenleiste. Der Cursor wird sichtbar. 4.Ändere den Zellinhalt oder lösche ihn mit der Lösch/Delete-Taste. 5.Betätige die Eingabe- oder die Enter-Taste oder klicke auf die Übernehmen-Schaltfläche. Möchtest du den ganzen Inhalt einer Zelle ersetzen, so klicke auf die entsprechende Zelle und tippe die neue Eingabe direkt in die Zelle ein. 11.2. Löschen von Zeilen und Spalten Arbeitsschritte 1.Markiere eine Zeile oder Spalte, indem du auf den entsprechende Zeilen- oder Spaltenkopf klickst. 2.Über Menüleiste, Bearbeiten, Zellen löschen wird die Zeile oder Spalte gelöscht. 11.3. Zelleninhalte löschen Diese Löschfunktion unterscheidet sich von der vorhergehenden dadurch, dass hier nicht die gesamte Zeile oder Spalte gelöscht wird, sondern dass die Zeile oder die Spalte bestehen bleibt und nur der Inhalt der Zellen gelöscht wird. Arbeitsschritte 1.Markiere eine Zeile oder Spalte 2.Drücke dann einfach die Entf/Delete-Taste. Das "Inhalte löschen"-Fenster erscheint: 3.Klicke auf den Eintrag "Alles löschen". 4.Mit einem weiteren Klick auf die OK-Schalttaste wird die Funktion ausgeführt. 11.4. Formate löschen Stell dir vor, du hast vor zwei Wochen mit Hilfe der Autoformat-Funktion deiner Tabelle ein besonderes Aussehen verliehen. Dann stellst du jedoch fest, dass die ganzen Formatierungen das Lesen der Zahlen erschweren, und du möchtest die Tabelle wieder ohne Formatierung haben. Nun möchten wir also die Formatierung wieder entfernen, doch die Zahlen, Formeln und Texte sollen stehen bleiben. Arbeitsschritte 1.Markiere alle Spalten und Zeilen deiner Tabelle, bei denen die Formatierung gelöscht werden soll. 2.Öffne das "Inhalte löschen"-Dialogfenster durch Drücken der Entf/Delete-Taste. 3.Klicke den Eintrag Formate an. Im Kästchen erscheint ein Häkchen. 4.Bestätige deine Wahl mit einem Klick auf die OK-Schaltfläche. 12. Diagramme Hast du die letzten Wahlen in deiner Stadt verfolgt? Dann kennst du sicher die Diagramme: Die Verteilung der Sitze wird meistens mit Diagrammen aufgezeigt. Diagramme ermöglichen es Zahlen anschaulich darzustellen. 12.1. Diagramm erstellen Arbeitsschritte 1.Markiere zunächst die Daten, die du in einem Diagramm grafisch darstellen möchtest. Vergiss dabei nicht die Spalten- und Zeilenüberschriften. Lösche allenfalls leere Zeilen und Spalten. 2.Klicke auf die Objekt einfügen-Schaltfläche auf der Werkzeugleiste. 3.Daraufhin erscheint eine neue Leiste. 4.Klicke in dieser Leiste auf die Diagramm-Schaltfläche. 5.Statt des normalen Mauszeigers erscheint nun ein veränderter Zeiger, mit dem du die Position und Größe des Diagramms auf dem Tabellenblatt festlegen kannst. 6.Bewege den Mauszeiger etwa an die Stelle des Tabellenblattes, an der das Diagramm erscheinen soll. 7.Drücke die linke Maustaste und halte sie gedrückt. 8.Bewege den Mauszeiger von links oben nach rechts unten. Anhand der dabei entstehenden Positionslinie kannst du die Größe und die Lage deines Diagramms abschätzen. 9.Lass die Maustaste wieder los. Größe und Lage des Diagramms lassen sich nachträglich noch verändern. Nun hilft uns die AutoFormat Diagramm-Funktion das Diagramm zu erstellen. 10. Übernimm die vorgeschlagenen Werte und klicke auf die Weiter- Schaltfläche. 11. Ein Auswahlfenster mit verschiedenen Diagrammtypen erscheint. 12. Wähle den für deine Zwecke geeigneten Diagrammtyp aus. 13. Drücke die Weiter-Schaltfläche. 14.Im nächsten Fenster läßt sich der gewählte Diagrammtyp noch genauer bestimmen. 15.Wähle eine entsprechende Diagrammvariante aus und entscheide, welche Gitternetzlinien angezeigt werden sollen. 16.Klicke auf die Weiter-Schaltfläche. 17.Im letzten Fenster lassen sich nun individuelle Beschriftungen eintragen: 18.Falls dein Diagramm eine Überschrift oder die Achsen einen besonderen Titel benötigen, dann aktiviere die Titel, indem du die kleinen Kästchen links neben den Textfeldern anklickst. Wenn sie aktiviert sind, erscheint ein kleines Häkchen. 19.Schreibe einen passenden Text in die Textfelder. 20.Klicke auf die Fertigstellen-Schaltfläche. Solltest du mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein, so kannst du das Diagramm nun bearbeiten. 12.2. Größe des Diagramms ändern Arbeitsschritte 1.Klicke mit der linken Maustaste auf dein Diagramm. 2.Das Diagramm erscheint mit kleinen Markierungspunkten an den Ecken und den Rändern. 3.Klicke auf einen der Markierungspunkte und halte die Maustaste gedrückt. Mit den Markierungspunkten an den Seiten lassen sich Höhe und Breite ändern. Mit den Markierungspunkten an den Ecken werden Höhe und Breite gleichzeitig geändert. 4.Bewege die Maus hin und her. Die neue Größe wird mit einer gestrichelten Linie vorangezeigt. 5.Lass die Maustaste wieder los, wenn das Diagramm die richtige Größe hat. Möchtest du die Größe des Diagrammes proportional ändern, so halte die Umschalttaste gedrückt, wenn du mit der Maus an den Markierungskästchen ziehst. 12.3. Lage des Diagramms ändern Arbeitsschritte 1.Klicke mit der linken Maustaste auf dein Diagramm. 2.Klicke erneut einmal auf das Diagramm und lass die Maustaste gedrückt. Der Mauszeiger verändert sein Aussehen. 3.Bewege den Mauszeiger hin und her, das Diagramm folgt den Bewegungen. 4.Lass die Maustaste wieder los, wenn sich das Diagramm an der richtigen Stelle befindet. 12.4. Diagramm bearbeiten Es gibt doch immer wieder etwas, was man verändern möchte. Dazu hält OpenOffice.org/StarOffice eine Extra-Werkzeugleiste bereit, mit deren Hilfe man die meisten Komponenten des Diagramms bearbeiten kann. Die einzelnen Funktionen sind zum größten Teil selbsterklärend und werden daher nur kurz erläutert. Ich schlage vor, dass du einfach ein wenig damit herumexperimentierst. Diese spezielle Werkzeugleiste erscheint aber nur dann, wenn du das Diagramm zunächst mit einem Doppelklick markiert hast. 12.5. Diagramme löschen Arbeitsschritte 1.Klicke einmal auf das Diagramm. 2.Jetzt noch die Entf/Delete-Taste drücken und schon ist das Diagramm verschwunden. 13. Spaltenbreite ändern In der Voreinstellung sind die Spalten relativ schmal. Längere Texte, z.B. Spaltenüberschriften, passen manchmal nicht hinein und scheinen in die angrenzenden Zellen einzudringen, allerdings nur, wenn diese leer sind. Ansonsten wird der Text einfach abgeschnitten. Zahlen mit vielen Nachkommastellen verlieren, wenn sie nicht ganz in die Zelle passen, scheinbar ein paar Ziffern. Ganze Zahlen werden dagegen in Form einer mathematischen Meldung (11,1E016) oder als eine Folge von Doppelkreuzen oder Gartenhag (####) dargestellt, falls sie nicht genügend Platz haben. Arbeitsschritte 1.Setze den Mauszeiger auf die Trennlinie rechts vom Spaltenkopf. Er verändert sein Aussehen. 2.Drücke die linke Maustaste und halte sie gedrückt. 3.Bewege die Maus nach links oder rechts. Die Spaltenbreite wird sich entsprechend der Bewegung vergrößern oder verkleinern. 4.Anhand einer dicken senkrechten Linie kannst du die Veränderung der Spaltenbreite verfolgen. 5.Ist die Spaltenbreite zu deiner Zufriedenheit verändert, dann lass die Maustaste wieder los. 14. Formeln und Funktionen Mit OpenOffice.org/StarOffice lassen sich die kompliziertesten Berechnungen durchführen. Dafür stellt das Programm jede Menge Funktionen zur Verfügung. Eine Funktion ist eine Art Formel, die sehr schnell Aufgaben löst. Du kennst solche Funktionen bestimmt von deinem Taschenrechner. Die Anwendung der Funktionen ist überraschend einfach. Es muss lediglich der Name der Funktion in eine Zelle und die richtigen Argumente eingegeben werden. 14.1. Formeln eingeben Das Tolle einer Tabellenkalkulation ist, dass die Zellen nicht nur Daten in Form von Text oder Zahlen, sondern auch ganze Rechenoperationen enthalten können. Solche Ausdrücke können ganz einfach sein, wie etwa =A4+A5-A6. Der Vorteil liegt darin, dass der Inhalt der Zellen geändert werden kann und sich das Rechenergebnis entsprechend anpasst, ohne dass immer wieder eine neue Berechnung erstellt werden muss. Wir wollen an dieser Stelle dieses Verfahren üben und bei unserem Tabellendokument "Taschengeld" die Summe der ersten drei Monate (des 1. Quartals) berechnen. Arbeitsschritte 1.Öffne das Tabellendokument "Taschengeld". 2.Füge rechts eine Spalte mit der Spaltenüberschrift "1.Quartal" ein. 3.Aktiviere die erste Zelle unter der neuen Spaltenüberschrift. 4.Klicke einmal in die Rechenleiste und schreibe folgende Formel in das Textfeld. Bei diesen Koordinaten handelt es sich um die Taschengeldbeträge für die Monate Januar, Februar und März. Es kann sein, dass sich die Beträge in deiner Tabelle bei anderen Koordinaten befinden. Dann musst du die Formel entsprechend ändern. 6.Beende deine Eingabe mit der Eingabe- oder Enter-Taste oder mit einem Klick auf die Übernehmen-Schaltfläche. 14.2. Durchschnittberechnung Ende Semester: Zeit für die Zensuren/Noten. Wir möchten den Durchschnitt für die einzelnen Fächer errechnen. Wir erinnern uns: Der Durchschnitt wird berechnet, indem man die Werte addiert und dann durch ihre Anzahl dividiert. Genau dies macht die Funktion "Mittelwert". Wir wollen an diesem Beispiel den Notendurchschnitt für verschiedene Fächer errechnen. Fertige dazu zunächst ein neues Tabellendokument mit folgendem Inhalt an: Arbeitsschritte 1. Speichere das Tabellendokument unter dem Namen "Notendurchschnitt" ab. 2. Aktiviere die Zelle mit der Koordinate B10. 3. Tippe in B10: =Mittelwert(b4:b8) und drücke die Eingabe/Enter-Taste. Für die Berechnung der anderen Notendurchschnitte ziehen wir die Formel nach rechts. 4. Klicke das kleine Markierungskästchen der aktivierten Zelle mit der Maus an und halte die Taste gedrückt. 5. Fahre mit der Maus nach rechts bis der rote Rahmen die letzte zu berechnende Spalte erreicht hat und lass die Maustaste wieder los. 6. Nun möchten wir die Wörter in den Zellen B3 bis E3 rechtsbündig setzen. Markiere diese Zellen und klicke auf den Knopf Rechtsbündig. Solltest du die Schaltfläche nicht sehen, so musst du ganz rechts auf das Dreieck klicken. 14.3. Statistische Funktionen Nehmen wir an, wir veranstalten einen Marathonlauf und haben nun alle Laufzeiten der Teilnehmenden erfasst. Uns interessieren von den vielen Läufern die Zeit des schnellsten und die Zeit des langsamsten Läufers, der Durchschnitt aller Zeiten und die Anzahl aller Teilnehmenden. Und eine Rangliste möchten wir auch ausdrucken. In OpenOffice.org/StarOffice helfen uns die Funktionen MAX, MIN, ANZAHL und MITTELWERT. Arbeitsschritte Hier ist unsere Tabelle: Laufzeit berechnen Die gelaufenen Zeiten erhalten wir, wenn wir die Startzeit von der Zielzeit subtrahieren. Arbeitsschritte 1.Aktiviere die Zelle D5. Falls du deine Tabelle an eine andere Stelle gesetzt hast, musst du die Koordinaten entsprechend ändern. 2.Subtrahiere nun den Inhalt der Zelle C5 von der Zelle B5. Trage dazu die Formel =C5-B5 in die Eingabezeile der Rechenleiste ein. 3.Drücke die Eingabe- oder Enter-Taste und der berechnete Betrag wird in die aktivierte Zelle eingetragen. Niedrigsten Wert ermitteln Auch wenn es etwas verwirrend klingt, wir wollen hier natürlich die schnellste Zeit ermitteln. Dafür benötigen wir eben den geringsten Wert aus der Spalte "Zeit". Arbeitsschritte 1.Aktiviere die Zelle rechts neben dem Eintrag "Schnellste Zeit:". 2.Formatiere die Zelle, so dass der Eintrag im Zeitformat erscheint. 3.Schreibe folgende Funktion in die Eingabezeile der Rechenleiste. 4.Drücke die Eingabe- oder Enter-Taste. Höchsten Wert ermitteln Arbeitsschritte 1.Aktiviere die Zelle rechts neben dem Eintrag "Langsamste Zeit:". 2.Wähle als Zahlenformat "Zeit". 3.Schreibe folgende Funktion in die Eingabezeile der Rechenleiste. 4.Klicke auf die Eingabe- oder Enter-Taste. Mittelwert errechnen Jetzt wollen wir die Durchschnittszeit aller Läuferinnen und Läufer berechnen. Arbeitsschritte 1.Aktiviere die Zelle rechts neben dem Eintrag Durchschnitt. 4.Wähle als Zahlenformat "Zeit". 2.Schreibe folgende Funktion in die Eingabezeile der Rechenleiste. Anzahl der Läuferinnen und Läufer ermitteln Arbeitsschritte 1.Aktiviere die Zelle rechts neben dem Eintrag "Anzahl der Läufer:". 2.Schreibe folgende Funktion in die Eingabezeile der Rechenleiste. Als Koordinaten musst du die Zellen angeben, die berechenbare Werte (also Zahlen oder Zeiten) enthalten. Beim Versuch die Namen in der Spalte A zu zählen, erhältst du stets den Wert 0. Sortieren: Rangliste erstellen Da wir alle Zeiten berechnet haben können wir nun die Zeilen sortieren und eine Rangliste erstellen. Arbeitsschritte 1.Markiere die Zeilen 5 bis 12. Fahre dazu mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste über die Zeilennummern. 2.Klicke auf Daten und dann auf Sortieren. 3.Wir sortieren nach der Spalte D, also der Laufzeit. Sollten zwei Läufer genau gleich schnell sein, so soll der zweite Sortierschlüssel der Name sein. 15. Fehlermeldungen Wenn eine Formel ein Ergebnis nicht korrekt anzeigen kann wird eine Fehlermeldung ausgegeben. In der Hilfe zu Calc finden Sie alle Fehlercodes aufgeführt und erklärt. Im Folgenden sehen Sie die wichtigsten Fehlermeldungen. ###### Die Zelle enthält eine Zahl oder ein Ergebnis das zu lange ist um angezeigt zu werden. Lösung: Spaltenbreite erhöhen #Wert Die Formel enthält eine Zelle in der Text statt Zahlen enthalten ist. #Ref In der Formel wird eine Zelladresse enthalten, deren Spalte, Zeile oder Tabelle gelöscht wurde, oder die außerhalb liegen würde. 16. Mit Prozenten rechnen Hast du ein Jugendsparkonto bei einer Bank oder der Post? Für das Kapital erhältst du ja Ende Jahr Zins gutgeschrieben. In den folgenden Aufgaben werden wir das Rechnen mit Zinsen mit der Tabellenkalkulation üben. 16.1. Die Jahreszinsformel Die Zinsformel für den Jahreszins lautet: Dabei bedeuten z Zins (in ¤ oder CHF) k Kapital p Zinssatz (Prozent) Wir möchten nun den Jahreszins für ein Kapital von 2350 ¤ bei einem Zinssatz von 2% ausrechnen. Arbeitsschritte Die folgende Tabelle zeigt eine mögliche Lösung: 1.Löse die Zinsformel nach den Variablen k und p auf. Diese Formeln brauchst du für die folgenden Übungen. k = p = 2.Sebastian hat ein Jugendsparkonto. Wie viel Zins erhält er in einem Jahr, wenn sein Guthaben 1200 ¤ und der Zinssatz 2.25% beträgt? 3.Bruno leiht seinem Kollegen Max Geld. Max muss Bruno 3.5% Zins bezahlen. Bruno erhält auf diese Weise jedes Jahr 234 ¤. Wie viel Geld hat Bruno ausgeliehen? 4.Philipp verliert eine Wette mit Sandra und muss nun Sandra 10 ¤ bezahlen. Er hat aber kein Geld dabei. Sandra sagt zu Philipp: "Du kannst mir das Geld auch erst in einem Jahr geben, dann kommen aber noch 5 ¤ Zins dazu. Welchem Jahreszinssatz entspricht dies? 16.2. Die erweiterte Zinsformel Möchten wir Zinsen nicht nur für ein ganzes Jahr , sondern auch für eine bestimmte Dauer in Tagen berechnen, so lautet die Formel: d bedeutet Dauer in Tagen Beachte, dass nicht alle Monate 30 Tage haben! Löse diese erweiterte Zinsformel nach den Variablen k, p und d auf. k = p = d= Wir nehmen nun die Aufgabe 4 von oben und ändern sie wie folgt ab: Der Zins von 5 ¤ soll nicht in einem Jahr, sondern bereits in einer Woche fällig sein. Welchem Jahreszinssatz entspricht dies? Arbeitsschritte Eine mögliche Lösung ist hier abgebildet: Wahrlich ein horrender Zinssatz! Sandro möchte sich ein neues Bike kaufen. Es kostet 956 ¤. Wann kann er sich das Bike kaufen, wenn heute auf seinem Jugendsparkonto 825 ¤ gutgeschrieben sind und er mit einem Zinssatz von 2.75% rechnen kann? 17. Tabellen verknüpfen In diesem Kapitel wollen wir üben, wie man Daten aus verschiedenen Tabellenblättern in einem neuen Arbeitsblatt zusammenfassen und berechnen kann. Dazu versetzen wir uns in die Rolle eines Mitarbeitenden einer Autovermietung. Zunächst müssen wir die Quartals­tabellen erstellen, aus denen wir zum Schluss eine aussagekräftige Jahresstatistik mit einem Diagramm berechnen wollen. 17.1. Tabellen erstellen, verknüpfen, umbenennen und löschen Quartals-Tabellen erstellen Arbeitsschritte Du kannst gleich am PC mitarbeiten und das Erklärte nachmachen. 1.Erstelle ein neues Tabellendokument. Auf der ersten Tabelle erfassen wir das erste Quartal, also die Monate Januar, Februar und März: 2.Wechsle nun auf die zweite Tabelle durch einen Klick auf die Registerzunge: 3.Schreibe nun auf der zweiten Tabelle die folgende Tabelle ab: 4.Wechsle jetzt auf die dritte Tabelle und tippe folgendes: 5.Gehe nun auf die vierte Tabelle. Wenn du keine Registerzunge für eine vierte Tabelle hast, so klicke mit der rechten Maustaste auf eine Registerzunge und wähle oben Tabelle einfügen: 6.Jetzt kannst du das vierte Quartal schreiben: Tabellenblätter umbenennen und löschen Die einzelnen Tabellen (Tabelle1, Tabelle2, ...) können umbenannt und mit einem sprechenden Namen versehen werden. So ist es in unserem Beispiel sinnvoll, die Tabelle1 in Quartal1 und die Tabelle2 in Quartal2 umzubenennen. Arbeitsschritte Klicke mit der rechten Maustaste auf den Tabellenreiter. Im erscheinenden Menüfenster wähle nun Tabelle umbenennen. Auf die gleiche Art kannst du auch Tabellenblätter löschen. Tippe nur mal die Tabelle Quartal 1. Nun markierst du sie und kannst sie auf die nächsten Tabellen kopieren. Jetzt musst du nur noch die Monate und die Zahlen ändern. Benenne die vier Tabellen um in Quartal1 bis Quartal4. Quartals-Tabellen verknüpfen 7.Auf der fünften Tabelle möchten wir nun die Jahresstatistik erstellen. Vielleicht musst du wieder eine Tabelle einfügen, wie im Punkt 5 beschrieben. 8.Jetzt möchten wir die Zahlen aus den Quartalstabellen in die Jahresstatistik übernehmen. Klicke in die Zelle B10. Tippe ein Gleichheitszeichen. Klicke jetzt auf die Registerzunge Quartal1 und auf die Zelle B4 (Döschwo/Januar) und drücke Eingabe/Enter. In der Zelle B10 steht jetzt: =Quartal1.B4 9.Verknüpfe auf diese Weise die Zellen B10 bis E12 auf der Tabelle5 mit den entsprechenden Zellen auf den Quartals­tabellen (Quartal1 bis Quartal4). 10.Erstelle ein aussagekräftiges Diagramm in der Jahrestabelle. 11.Ändere einige Werte in den Quartalstabellen und beobachte, ob sich etwas in der Jahresstatistik und im Diagramm verändert. 18. Relative und absolute Bezüge Meistens verwenden wir in den Formeln relative Bezüge, zum Beispiel =B5*C5. Wenn wir nun diese Formel nach unten kopieren, werden die Zeilennummern automatisch angepasst zu =B6*C6. Dies ist jedoch nicht immer gewünscht, manchmal befindet sich in einer Zelle eine Zahl (z.B. Umrechnungsfaktor), der konstant bleiben muss. In diesem Fall verwendet man in der Formel absolute Zelladressen. Bei unserem Beispiel würde nun die erste Formel lauten =$B$5*C5. Nach dem Kopieren dieser Formel auf die nächste Zeile lautet dann die kopierte Formel =$B$5*C6. Arbeitsschritte In die Formel wird bei der Eingabe des absoluten Bezuges ein $ eingegeben. Das $-Zeichen wird für den Spaltennamen und die Zeilennummer einzeln eingetippt: $A$1. Wir erstellen eine Währungsumrechnungstabelle, da die Schweiz als Währung Franken (CHF oder Sfr) verwendet. 1.Der Währungskurs wird in die Zelle B3 eingegeben. 2.Beim Erstellen und Kopieren der Formel muss die Adresse der Zelle mit dem Währungskurs absolut eingetippt werden. 3.Anschliessend kann die Formel in B4 nach unten kopiert werden. 19. Hinweise/Historie Dieses Buch ist für den gesamten deutschsprachigen Raum gedacht und versucht die Rechtschreibung und einige Formulierungen für alle deutschsprachigen Länder zu berücksichtigen. Dieses Buch basiert auf: 1. teilweise auf dem "StarOffice-Workbook Version 4" von Hartmut Braun, 1998 2. "OpenOffice.org 1/StarOffice 6 Tabellenkalkulation" von Daniel Dahinden, www.team-computing.ch, 21.3.2003 Quelle dieses Dokumentes: www.team-computing.ch Die deutschsprachige Website von OpenOffice.org http://de.openoffice.org/ Die deutschsprachigen Websites zu StarOffice www.sun.ch/staroffice www.sun.de/staroffice www.sun.at/staroffice Dieses Buch wurde mit OpenOffice.org und StarOffice erstellt